M0163 Belegsprache: Deutsch! - für Gambio
Handbuch
1. Was das Modul leistet
Bestellt ein Kunde in einer Fremdsprache, erzeugt der Shop konsequenterweise alle Belege in dieser Sprache – Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Für den Kunden ist das genau richtig. Für die eigene Weiterbearbeitung ist es häufig unpraktisch: Wer im Lager kommissioniert, in der Buchhaltung ablegt oder eine Rückfrage bearbeitet, möchte den Beleg in der eigenen Sprache vor sich haben.
Unser Modul löst das, ohne dem Kunden etwas wegzunehmen: Zusätzlich zur gewohnten Kundenfassung erzeugen Sie dieselben Belege auf Knopfdruck in einer internen Sprache Ihrer Wahl – in aller Regel Deutsch. Die Fassung an den Kunden bleibt davon vollständig unberührt.
Übersetzt wird dabei nicht nur die Beschriftung des Belegs, sondern auch das, was der Shop beim Bestellabschluss als festen Text gespeichert hat: Artikelbezeichnungen, Artikeloptionen und Varianten, Lieferzeitangaben und die Summenzeilen.
2. Voraussetzungen
Das Modul arbeitet im Administrationsbereich Ihres Shops und setzt voraus:
- einen Gambio-Shop in einer von uns freigegebenen Version,
- die aktuelle Xycons-Modulumgebung (wird zusammen mit dem Modul ausgeliefert),
- mindestens eine weitere Shopsprache neben der Sprache, in der Sie arbeiten möchten. Ist nur eine Sprache eingerichtet, gibt es nichts zu übersetzen.
Die Sprache, in der Sie die internen Belege lesen möchten, muss im Shop als Sprache eingerichtet sein. Das Modul bedient sich an den vorhandenen Shopübersetzungen – es übersetzt nichts selbst und schickt auch nichts an einen externen Dienst.
3. Wo Sie das Modul im Backend finden
Das Setup erreichen Sie über das Menü „Xycons-Module“ ► „Kundenkonto / Setups“ und dort über den TAB „Belegsprache“.
Eine eigene Arbeitsoberfläche braucht das Modul nicht: Bedient wird es dort, wo Sie ohnehin arbeiten – in der Bestellübersicht und auf der Bestelldetailseite.
4. Einstellungen
Alle Einstellungen liegen im Setup. Sie sind so vorbelegt, dass das Modul nach dem Einschalten sofort sinnvoll arbeitet – Sie müssen also nur den Modulstatus setzen und gegebenenfalls die interne Sprache anpassen.
4.1 Grundeinstellungen
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Modulstatus - Belegsprache | Schaltet das Modul ein oder aus. Ist es ausgeschaltet, verhält sich Ihr Shop exakt wie ohne Modul: alle Belege entstehen in der Sprache der Bestellung, und die zusätzlichen Menüpunkte erscheinen gar nicht erst. (Standard: Ausgeschaltet – Sie schalten das Modul bewusst frei.) |
| Ihre Lizenz: | Reine Anzeige, welcher Lizenztyp erkannt wurde. |
| Interne Belegsprache | Die Sprache, in der die internen Fassungen erzeugt werden. Tragen Sie die Landeskennung ein, wie sie im Shop hinterlegt ist – also de für Deutsch, en für Englisch. Diese Kennung erscheint auch in den Menüpunkten, damit jederzeit sichtbar ist, welche Sprache Sie bekommen. (Standard: de) |
| Artikelnamen in der internen Fassung | Entscheidet, woher die Artikelbezeichnungen kommen. „Aus aktuellem Katalog übersetzen“ nimmt die Bezeichnung, die der Artikel heute in der internen Sprache trägt – das ist in der Regel das, was Sie lesen möchten. „Gespeicherte Bestellbezeichnung behalten“ lässt die Bezeichnung stehen, die beim Bestellabschluss festgehalten wurde; das ist die genauere Abbildung des Geschäftsvorfalls, dafür eben fremdsprachig. (Standard: Aus aktuellem Katalog übersetzen) |
4.2 Welche Belegarten angeboten werden
Sie bestimmen selbst, für welche Belege die interne Fassung überhaupt angeboten wird. Was Sie hier abschalten, erscheint anschließend nicht im Aktionsmenü.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Interne Fassung für Rechnungen | Bietet die interne Fassung bei Rechnungen an. Die interne Rechnung entsteht immer als gekennzeichnete Arbeits-/Lesekopie – mehr dazu im eigenen Kapitel. (Standard: Anbieten) |
| Interne Fassung für Lieferscheine | Bietet die interne Fassung bei Lieferscheinen an. (Standard: Anbieten) |
| Interne Fassung für Auftragsbestätigungen | Bietet die interne Fassung bei Auftragsbestätigungen an. (Standard: Anbieten) |
4.3 Rechnung als Arbeits-/Lesekopie
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung als Arbeits-/Lesekopie kennzeichnen | Druckt quer über jede Seite der internen Rechnung einen deutlichen Hinweis, dass es sich nicht um die Originalrechnung handelt. (Standard: Hinweis aufdrucken) |
4.4 Protokoll und Diagnose
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Protokoll führen | Hält fest, welcher Beleg wann, in welcher Sprache und von welchem Mitarbeiter als interne Fassung erzeugt wurde. Das beantwortet im Nachhinein die Frage, ob ein Blatt aus der Ablage die Kundenfassung oder eine interne Arbeitsfassung war. (Standard: Protokollieren) |
| Aufbewahrung des Protokolls (Tage) | Ältere Protokolleinträge werden nach dieser Frist nach und nach entfernt, damit das Protokoll nicht unbegrenzt wächst. Leer oder 0 bedeutet ausdrücklich: nichts automatisch löschen. (Standard: 365) |
| Diagnosemodus | Schreibt zusätzliche Meldungen in das Logfile des Shops. Nur zur Fehlersuche einschalten und danach wieder abschalten. (Standard: Ausgeschaltet) |
5. Die interne Fassung im Alltag
Bedient wird das Modul dort, wo Sie ohnehin mit der Bestellung arbeiten. In beiden Fällen gilt dasselbe Prinzip: Die vorhandenen Einträge Ihres Shops bleiben unverändert, unser Modul hängt je freigegebener Belegart einen eigenen Eintrag an. So können Sie sich nie versehentlich vergreifen – der gewohnte Weg erzeugt weiterhin den Beleg für den Kunden.
5.1 Aus der Bestellübersicht
Fahren Sie in der Bestellübersicht über die gewünschte Zeile und öffnen Sie das Aktionsmenü. Unterhalb der gewohnten Einträge finden Sie die internen Fassungen, jeweils mit der eingestellten Sprachkennung.
5.2 Aus der Bestelldetailseite
Dasselbe Angebot finden Sie in der geöffneten Bestellung im Aktionsmenü unten rechts neben „Bestellstatus ändern“. Sie müssen die Bestellung also nicht verlassen, nur um einen Beleg in Ihrer Sprache anzusehen.
5.3 Was dabei passiert – und was nicht
Der Beleg öffnet sich in einem neuen Browser-Reiter. Von dort aus können Sie ihn lesen, drucken oder speichern.
- Es wird nichts gespeichert. Es entsteht kein Lieferschein- und kein Rechnungseintrag, keine Datei im Shop, keine neue Belegnummer.
- Es wird nichts verschickt. Der Kunde bekommt von der internen Fassung nichts mit.
- Die Kundenfassung bleibt unverändert. Der gespeicherte Text der Auftragsbestätigung und alle bereits erzeugten Belege bleiben, wie sie sind.
6. Was übersetzt wird
Ein Beleg besteht aus zwei sehr unterschiedlichen Sorten Text, und das Modul geht mit beiden unterschiedlich um.
Beschriftungen – also Überschriften, Tabellenköpfe, Anrede, Datumsformat, Widerrufs- und AGB-Texte – stammen aus den Shoptexten und werden in der internen Sprache ausgegeben.
Festgehaltene Angaben – Artikelbezeichnungen, Artikeloptionen und Varianten, Lieferzeitangaben und Summenzeilen – hat der Shop beim Bestellabschluss als fertigen Text gespeichert. Das Modul ordnet diese Texte ihrer Herkunft zu und setzt die Entsprechung in der internen Sprache ein.
Die folgenden Abbildungen zeigen denselben Vorgang zweimal: links die Fassung, die der Kunde erhalten hat, rechts die interne Fassung.
Was bewusst stehen bleibt
Einiges übersetzt das Modul absichtlich nicht:
- Anschriften und Kundenangaben. Sie gehören zum Geschäftsvorfall und werden nie verändert.
- Freitexte Ihrer Kunden, etwa Bestellanmerkungen.
- Beträge, Mengen und Belegnummern.
- Die Lieferzeit behält ihren Wert. Stand in der Bestellung „1 Woche“, lautet die interne Fassung „ca. 1 Woche“ – und nicht die Lieferzeit, die der Artikel heute hätte. Übersetzt wird die Angabe, geändert wird sie nicht.
- Was im Shop keine Übersetzung hat, bleibt unverändert stehen. Pflegen Sie den betreffenden Text in der internen Sprache nach, erscheint er beim nächsten Aufruf übersetzt.
7. Die Rechnung als Arbeits-/Lesekopie
Bei der Rechnung ist eine Besonderheit zu beachten, und sie ist der Grund für die Kennzeichnung.
Die interne Rechnung wird wie alle internen Fassungen nur angezeigt – sie wird nicht gespeichert, und sie verbraucht auch keine Rechnungsnummer. Gedruckt wird aber die Nummer, die die nächste echte Rechnung bekommen wird. Diese Nummer kann später also zu einem ganz anderen Beleg gehören.
Deshalb trägt die interne Rechnung quer über jede Seite den Hinweis, dass es sich um eine Arbeits- beziehungsweise Lesekopie handelt und nicht um die Originalrechnung.
Den Aufdruck können Sie im Setup abschalten. Wir raten ausdrücklich davon ab, und wenn Sie es tun, dann nur im Bewusstsein, dass ein ausgedrucktes Blatt dann wie eine Originalrechnung aussieht.
8. Das Protokoll
Ist „Protokoll führen“ eingeschaltet, hält das Modul jede erzeugte interne Fassung fest: welche Bestellung, welche Belegart, welche Sprache, welcher Mitarbeiter und wann. Bei der Rechnung wird zusätzlich vermerkt, dass es sich um eine Arbeits-/Lesekopie handelte.
Das ist vor allem dann hilfreich, wenn später die Frage auftaucht, woher ein Ausdruck in der Ablage stammt. Die Kundenfassungen werden nicht protokolliert – sie sind ohnehin im Shop dokumentiert.
Über die Aufbewahrungsfrist bestimmen Sie, wie lange die Einträge erhalten bleiben. Das Aufräumen erledigt das Modul nebenbei; ein eigener geplanter Auftrag ist dafür nicht nötig.
9. Modultexte ändern
Modultexte können Sie – wie bei allen Modulen von uns – über die Shopfunktion „Texte ändern“ im Admin-Bereich an eigene Bedürfnisse anpassen.
Das betrifft hier zum Beispiel die Beschriftung der Menüpunkte und den Hinweistext, der quer über die interne Rechnung gedruckt wird. Möchten Sie dort etwa „Nur zur internen Verwendung“ stehen haben, ändern Sie einfach den Text – ohne Dateieingriff und ohne dass eine Aktualisierung Ihre Änderung überschreibt.
10. Shopupdate und Modulpflege
Bevor Sie Ihren Shop auf eine neue Version heben, prüfen Sie bitte auf unserer Seite, ob das Modul für diese Shopversion bereits freigegeben ist.
Beim Shopupdate installieren Sie dann bitte immer auch die neuesten Versionen des Moduls und der Modulumgebung – nicht nur den Shop. Ein Modul passt sich einer neuen Shopversion nicht von selbst an: Es greift an genau definierten Stellen in die Belegerzeugung ein, und diese Stellen verändern sich mit dem Shop. Wer nur den Shop aktualisiert, hat danach unter Umständen ein Modul, das nicht mehr arbeitet, und sucht die Ursache an der falschen Stelle.
11. Häufige Stolpersteine
Die zusätzlichen Menüpunkte erscheinen nicht
Prüfen Sie der Reihe nach: Ist der Modulstatus eingeschaltet? Ist die Belegart im Setup überhaupt freigegeben? Und laden Sie die Seite einmal vollständig neu – Browser halten Oberflächendateien gern eine Weile fest.
Der Beleg kommt weiterhin fremdsprachig
Dann wurde der gewohnte Eintrag Ihres Shops benutzt. Die interne Fassung hat einen eigenen Menüpunkt mit der Sprachkennung in Klammern – zum Beispiel „Lieferschein intern (DE)“.
Einzelne Angaben bleiben fremdsprachig
Dann fehlt im Shop die Übersetzung dieser Angabe. Typische Fälle sind Artikelnamen, Optionswerte oder Lieferzeiten, die nur in einer Sprache gepflegt sind. Tragen Sie die fehlende Übersetzung im Shop nach, erscheint sie beim nächsten Aufruf.
Die interne Sprache greift nicht
Die eingetragene Landeskennung muss einer im Shop eingerichteten Sprache entsprechen. Ist die Sprache nicht vorhanden, bleibt alles bei der Sprache der Bestellung.
Die Rechnungsnummer wirkt falsch
Auf der internen Rechnung steht die Nummer, die als Nächstes vergeben würde. Das ist kein Fehler, sondern der Grund für den Aufdruck „Arbeits-/Lesekopie“.
12. Häufige Fragen
Bekommt der Kunde etwas von der internen Fassung mit?
Nein. Es wird nichts verschickt und nichts gespeichert.
Ändert sich etwas an bereits erzeugten Belegen?
Nein. Vorhandene Lieferscheine und Rechnungen bleiben unverändert.
Kann ich die interne Fassung auch in einer anderen Sprache als Deutsch bekommen?
Ja. Tragen Sie im Setup einfach die gewünschte Landeskennung ein; die Menüpunkte zeigen sie anschließend mit an.
Brauche ich den Übersetzer aus Ihrem Hause?
Nein. Das Modul arbeitet mit den Übersetzungen, die in Ihrem Shop ohnehin vorhanden sind.
Was passiert, wenn ich das Modul wieder ausschalte?
Ihr Shop verhält sich sofort wieder wie zuvor. Es bleiben keine veränderten Belege zurück, weil nie welche gespeichert wurden.
Darf ich die interne Rechnung in die Buchhaltung geben?
Sie ist dafür nicht gedacht. Sie ist eine Lesefassung; der Buchungsbeleg bleibt die Originalrechnung. Bitte stimmen Sie den Umgang damit mit Ihrem Steuerberater ab.
