1. Was das Modul für Sie tut

Ihr Shop kennt zu jedem Kunden genau eine E-Mail-Adresse. An die geht alles: die Bestellbestätigung, die Rechnung, die Versandmitteilung. Für Privatkunden passt das. Im Geschäft mit Firmen passt es fast nie.

Dort bestellt der Einkauf, aber die Rechnung braucht die Buchhaltung. Der Besteller leitet also jede Rechnung von Hand weiter - oder vergisst es, und Sie schreiben eine Mahnung für eine Rechnung, die nie an der richtigen Stelle angekommen ist.

Das Modul löst das, indem es zu jedem Kunden mehrere Empfänger kennt und für jeden festhält, welche Belege er bekommen soll. Zusätzlich können Sie Regeln aufstellen, die für ganze Kundengruppen gelten, und Sie sehen jederzeit nach, welcher Beleg wann an welche Adresse gegangen ist.

Was das Modul bewusst nicht anfasst: Passwortmails, Newsletter, Kontaktanfragen und die Zweitschrift, die Ihr Shop an Sie selbst schickt. Umgeleitet werden ausschließlich Belege, und auch nur die Belegarten, die Sie dem jeweiligen Empfänger zugeordnet haben.

2. Wo Sie das Modul finden

Sie erreichen das Modul an zwei Stellen im Adminbereich:

• Kunden > Belegverteiler - die Arbeitsoberfläche mit Empfängern, Regeln, Protokoll sowie Import und Export.
• Module > Xycons-Module - dort schalten Sie das Modul ein und finden alle Einstellungen.

Zusätzlich erscheint in den Kundendetails jedes Kunden ein eigener Bereich Belegempfänger, über den Sie direkt in die Pflege springen.

3. Das Modul-Setup: alle Einstellungen im Detail

Alle Einstellungen finden Sie unter Module > Xycons-Module in der Modulübersicht. Nachfolgend jeder Wert mit seiner Wirkung und der empfohlenen Einstellung.

3.1 Grundeinstellungen

Modulstatus - Belegverteiler

Schaltet das Modul ein oder aus. Ist es ausgeschaltet, verschickt der Shop alle Belege unverändert an die Standardadresse - Ihre Einträge bleiben dabei vollständig erhalten. (Standard: ausgeschaltet)

Ihre Lizenz:

Zeigt an, welcher Lizenztyp für dieses Modul erkannt wurde. Eine reine Anzeige, hier ist nichts einzustellen.

3.2 Eingabe durch Ihre Kunden

Diese vier Schalter bestimmen, wo und wie Ihre Kunden selbst Belegempfänger angeben dürfen. Sie können jede Stelle einzeln freigeben oder sperren.

Eingabe bei der Registrierung

Kunden können bereits beim Anlegen des Kontos einen abweichenden Belegempfänger hinterlegen. (Standard: Eingabefeld anzeigen)

Eingabe im Kundenkonto

Kunden können ihre Belegempfänger jederzeit im Kundenkonto pflegen. Das ist die wichtigste der drei Stellen - lassen Sie sie nur dann aus, wenn Sie alles selbst im Backend pflegen möchten. (Standard: Eingabefeld anzeigen)

Eingabe im Bestellabschluss

Zusätzliches Feld auf der Bestellübersicht. Damit können auch Gäste ohne Kundenkonto einen abweichenden Rechnungsempfänger angeben; die Angabe gilt dann für genau diese Bestellung. (Standard: Eingabefeld ausblenden)

Feld zunächst einklappen

Das Eingabefeld erscheint erst nach einem Klick auf einen Hinweistext. Ist bereits ein Empfänger hinterlegt, wird das Feld immer sofort angezeigt. Empfohlen, damit das Registrierungsformular für Privatkunden kurz bleibt. (Standard: Erst nach Klick anzeigen)

Belegarten durch den Kunden wählbar

Der Kunde entscheidet selbst, welche Belege an welche Adresse gehen. Ist die Auswahl ausgeschaltet, gilt für alle Kundeneingaben die Vorbelegung aus dem nächsten Abschnitt. Für die meisten Shops ist „Vorbelegung verwenden“ die bessere Wahl - sie hält das Formular einfach. (Standard: Vorbelegung verwenden)

3.3 Mehrfachempfänger und Vorbelegungen

Mehrere Empfänger je Kunde

Erlaubt im Kundenkonto mehr als einen Belegempfänger, zum Beispiel Buchhaltung und Steuerberater. Im Backend sind unabhängig davon immer mehrere Empfänger pflegbar. (Standard: Mehrere Empfänger erlauben)

Höchstzahl Empfänger je Kunde

Begrenzt die Anzahl der Empfänger, die ein Kunde selbst anlegen darf. Leer oder 0 bedeutet: keine Begrenzung. (Standard: 5)

Vorbelegung Versandart

Legt fest, wie ein neu angelegter Empfänger behandelt wird: ersetzend, als Kopie oder als Blindkopie. (Standard: Ersetzt die Standardadresse)

Vorbelegung Belegarten

Diese Belegarten gelten für neu angelegte Empfänger - und für alle Kundeneingaben, wenn die Auswahl durch den Kunden ausgeschaltet ist. (Standard: Rechnung)

3.4 Bestätigung abweichender Adressen

Bestätigung der abweichenden Adresse

Belege enthalten personenbezogene Daten. Mit einer Bestätigungsmail stellen Sie sicher, dass die angegebene Adresse dem Empfänger auch tatsächlich gehört. Drei Stufen stehen zur Wahl - Einzelheiten im eigenen Kapitel weiter hinten. (Standard: Ohne Bestätigung sofort verwenden)

Gültigkeit des Bestätigungslinks in Stunden

Nach Ablauf dieser Frist ist der Bestätigungslink ungültig und der Kunde muss die Adresse erneut speichern. (Standard: 72)

3.5 Bestellungen, Regeln und feste Blindkopie

Empfänger je Bestellung einfrieren

Beim Bestellabschluss werden die gültigen Empfänger zur Bestellung gespeichert. Ändert der Kunde seine Angaben später, gehen Nachsendungen alter Belege trotzdem an die damals gültige Adresse. Ohne diese Option gilt immer der aktuelle Stand des Kundenkontos. Eingeschaltet lassen. (Standard: Empfänger je Bestellung einfrieren)

Shopweite Regeln auswerten

Zusätzliche Empfänger nach Kundengruppe, Zahlungsart oder Bestellwert. Die Regeln pflegen Sie auf der Seite Belegverteiler. (Standard: Regeln auswerten)

Blindkopie an feste Adresse

Eine oder mehrere Adressen, getrennt durch Komma, die eine Blindkopie aller unten gewählten Belege erhalten. Typisch für Buchhaltung oder Steuerberater. Leer lassen, wenn nicht gewünscht. (Standard: leer)

Belegarten für die feste Blindkopie

Diese Belege gehen zusätzlich an die oben eingetragene Adresse. (Standard: Rechnung)

3.6 Protokoll, E-Rechnung und Diagnose

Versandprotokoll führen

Hält fest, welcher Beleg wann an welche Adresse gegangen ist und welche Regel dafür gesorgt hat. Bei Rückfragen von Kunden sparen Sie sich damit die Suche. (Standard: Protokoll führen)

Protokoll aufbewahren für ... Tage

Ältere Einträge werden automatisch gelöscht. Leer oder 0 bedeutet: unbegrenzt aufbewahren. (Standard: 365)

Felder für die E-Rechnung

Blendet Leitweg-ID, Kundenreferenz und E-Rechnungs-Postfach ein. Diese Angaben werden an ein installiertes E-Rechnungsmodul weitergereicht. (Standard: Felder ausblenden)

Diagnosemodus

Schreibt zusätzliche Angaben zur Empfängerermittlung in das Protokoll. Nur zur Fehlersuche einschalten, sonst wächst das Protokoll unnötig. (Standard: Ausgeschaltet)

4. Empfänger pflegen

Die Empfängerliste unter Kunden > Belegverteiler zeigt alle hinterlegten Empfänger über sämtliche Kunden hinweg. Sie können nach Name, Kundennummer oder E-Mail-Adresse suchen und nach dem Bestätigungsstand filtern.

Ein Empfänger besteht aus vier Angaben:

Bezeichnung

Wofür der Eintrag steht - „Buchhaltung“, „Werk Nord“, „Steuerberater“. Nur für Sie, der Kunde sieht sie nicht.

E-Mail-Adresse

Wohin der Beleg geht.

Versandart

Ersetzt die Standardadresse - der Beleg geht nur noch hierhin.
Zusätzlich (Kopie) - beide bekommen ihn, beide sehen sich gegenseitig.
Zusätzlich (Blindkopie) - beide bekommen ihn, der Kunde erfährt nichts davon.

Belegarten

Welche Belege dieser Empfänger bekommt. „Alle Belege“ umfasst Bestellbestätigung, Rechnung, Gutschrift und Storno, Versandbenachrichtigung, Zahlungserinnerung und Statusänderungen.

Damit lässt sich der klassische Firmenkunde in zwei Einträgen abbilden: der Einkauf bekommt Bestellbestätigung und Versandbenachrichtigung, die Buchhaltung Rechnung, Gutschrift und Zahlungserinnerung - beide jeweils mit der Versandart „Ersetzt die Standardadresse“.

Über die Auswahlkästchen links bearbeiten Sie mehrere Einträge auf einmal: aktivieren, deaktivieren, Bestätigung erneut senden oder löschen.

In den Kundendetails finden Sie denselben Bestand noch einmal für den einzelnen Kunden, mit einem Klick zur vollständigen Pflege.

5. Was Ihre Kunden selbst einstellen können

Je nachdem, was Sie im Setup freigegeben haben, pflegen Ihre Kunden ihre Belegempfänger selbst - bei der Registrierung, jederzeit im Kundenkonto und, wenn Sie es freischalten, auch im Bestellabschluss.

Standardmäßig erscheint dort nur eine unauffällige Schaltfläche, die die Felder erst auf Klick aufklappt. Wer das Feld dauerhaft sichtbar haben möchte, stellt das im Setup um.

Im Kundenkonto sieht der Kunde seine bereits hinterlegten Empfänger und kann sie ändern, ergänzen oder entfernen. Sind die Felder für die E-Rechnung eingeschaltet, stehen sie darunter - diese Angaben kennt in der Regel nur der Kunde selbst.

6. Empfänger einer einzelnen Bestellung

Beim Abschluss einer Bestellung merkt sich das Modul, welche Empfänger in diesem Moment gültig waren, und hängt diesen Stand an die Bestellung.

Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber der Unterschied zwischen „funktioniert“ und „funktioniert auch in zwei Jahren noch“: Wechselt beim Kunden der Ansprechpartner und Sie schicken später eine alte Rechnung erneut raus, geht sie an die Adresse, die damals galt - und nicht an eine Person, die mit diesem Vorgang nie zu tun hatte.

Soll es im Einzelfall anders sein, ändern Sie die Empfänger für genau diese eine Bestellung. Alle anderen Bestellungen bleiben davon unberührt. Im Protokoll erscheinen solche Zeilen mit dem Auslöser „Für diese Bestellung geändert“.

7. Regeln für ganze Kundengruppen

Manche Vorgaben gelten nicht für einen Kunden, sondern für Ihr ganzes Geschäft. Dafür gibt es Regeln. Eine Regel besteht aus einer Bedingung und einem Empfänger.

Als Bedingung können Sie Kundengruppen, Zahlungsarten und einen Bestellwert angeben. Alles, was Sie leer lassen, schränkt nicht ein - eine Regel ganz ohne Bedingung gilt also für jede Bestellung.

Drei Beispiele aus der Praxis:

• Buchhaltung immer mitlesen lassen: keine Bedingung, Belegart „Rechnung“, Versandart „Zusätzlich (Blindkopie)“.
• Innendienst bei Händlern: Kundengruppe „Händler“, Belegart „Bestellbestätigung“, Versandart „Zusätzlich (Kopie)“.
• Große Aufträge melden: ab Bestellwert 5000, Belegart „Bestellbestätigung“, Versandart „Zusätzlich (Blindkopie)“.

Die Spalte Reihenfolge bestimmt, in welcher Abfolge die Regeln ausgewertet werden. Steht dieselbe Adresse mehrfach an, gewinnt automatisch die weitreichendste Zustellung - aus einer Blindkopie wird also eine Kopie, wenn eine andere Regel das vorsieht, und niemand bekommt denselben Beleg doppelt.

8. Das Versandprotokoll

Im Bereich Protokoll steht zu jedem verschickten Beleg, wann er rausging, um welche Belegart es sich handelte, zu welcher Bestellung er gehörte, an welche Adresse er gegangen wäre und an welche er tatsächlich gegangen ist. Die Spalte Auslöser nennt dabei den Grund: das Kundenkonto, der Stand der Bestellung, eine Regel, das E-Rechnungs-Postfach oder die feste Blindkopie.

Zeilen mit dem Ergebnis Ersetzt halten fest, wer den Beleg nicht bekommen hat, weil eine abweichende Adresse an seine Stelle getreten ist. Damit ist die häufigste Rückfrage überhaupt - „Wir haben nie eine Rechnung bekommen“ - in einer halben Minute beantwortet.

Sie können nach Adresse, Betreff oder Bestellnummer suchen und nach Belegart filtern. Wie lange die Einträge aufbewahrt werden, legen Sie im Setup fest; ältere verschwinden automatisch.

9. Viele Kunden auf einmal

Bei einer Handvoll Firmenkunden pflegen Sie die Empfänger von Hand. Bei achthundert nicht. Dafür gibt es im Bereich Import und Export den Weg über eine CSV-Datei.

1. Laden Sie zuerst den Export herunter - auch wenn er noch leer ist. Er hat genau die Spalten, die der Import erwartet, und ist damit Ihre Vorlage.
2. Ergänzen Sie die Datei in Ihrer Tabellenkalkulation. Pro Zeile ein Empfänger.
3. Spielen Sie die Datei wieder ein und entscheiden Sie dabei, ob die vorhandenen Empfänger ergänzt oder ersetzt werden sollen.

Die Datei hat sieben Spalten:

Zugeordnet wird über die Kundennummer, ersatzweise über die E-Mail-Adresse des Kundenkontos. Ihre Warenwirtschaft muss also keine internen Nummern des Shops kennen. Zeilen, zu denen sich kein Kunde finden lässt, werden übersprungen und Ihnen genannt - der Rest wird eingespielt.

10. Bestätigung abweichender Adressen

Ein Beleg enthält personenbezogene Daten. Wenn ein Kunde eine fremde Adresse einträgt, schicken Sie diese Daten an jemanden, den Sie nicht kennen. Deshalb kann das Modul zuerst eine Bestätigungsmail an diese Adresse schicken.

Ohne Bestätigung sofort verwenden

Der Kunde trägt ein, der Beleg geht hin.

Bestätigung anfordern, Adresse aber sofort verwenden

Der Empfänger bekommt die Bitte um Bestätigung, die Zustellung läuft aber sofort. Ein guter Mittelweg.

Adresse erst nach Bestätigung verwenden

Bis geklickt wurde, gehen die Belege an die übliche Adresse des Kunden. Die strengste und sauberste Einstellung.

Der Bestätigungslink ist einmalig und läuft nach der eingestellten Frist ab. In der Empfängerliste sehen Sie den Stand jedes Eintrags in der Spalte Bestätigung und können die Mail über die Mehrfachauswahl erneut anfordern.

11. Angaben für die E-Rechnung

Immer mehr Firmenkunden - öffentliche Auftraggeber ohnehin - verarbeiten Rechnungen elektronisch. Dafür brauchen sie von Ihnen bestimmte Angaben in der Rechnung und wollen sie an einem eigenen Postfach entgegennehmen.

Schalten Sie im Setup die Felder für die E-Rechnung ein, können Sie am Kunden pflegen:

Leitweg-ID

Die Adressierungskennung des öffentlichen Auftraggebers, zum Beispiel 991-04512-33.

Kundenreferenz

Das Zeichen, unter dem der Kunde den Vorgang führt und das auf der Rechnung erscheinen soll.

E-Rechnungs-Postfach

Die Adresse des Rechnungseingangs. Ist sie gefüllt, bekommt sie automatisch eine Kopie aller Rechnungen und Gutschriften.

Format

ZUGFeRD oder XRechnung, sofern der Kunde ein bestimmtes Format verlangt.

Ihre Kunden können diese Angaben auch selbst im Kundenkonto hinterlegen - sie kennen sie am besten. Die Angaben stehen anschließend einem installierten E-Rechnungsmodul zur Verfügung, das daraus das gewünschte Format erzeugt.

12. Typische Situationen aus der Praxis

„Unser Großkunde will die Rechnung an die Buchhaltung“

Kunden suchen, Empfänger anlegen, Bezeichnung „Buchhaltung“, Belegart „Rechnung“, Versandart „Ersetzt die Standardadresse“. Fertig. Die Bestellbestätigung geht weiterhin an den Besteller.

„Unser Steuerberater soll alle Rechnungen mitbekommen“

Dafür brauchen Sie keine Empfänger und keine Regel: Tragen Sie die Adresse im Setup unter „Blindkopie an feste Adresse“ ein und wählen Sie als Belegart „Rechnung“.

„Der Kunde hat die Rechnung angeblich nicht bekommen“

Bereich Protokoll, Bestellnummer in die Suche. Sie sehen Datum, Belegart und jede Adresse, an die der Beleg gegangen ist - und in der Spalte Auslöser auch, warum.

„Wir haben achtzig Firmenkunden aus der Warenwirtschaft“

Export herunterladen, Zeilen einfügen, mit Kundennummer zuordnen, wieder einspielen. Der Import nennt Ihnen jede Zeile, die er nicht zuordnen konnte.

„Diese eine Rechnung soll ausnahmsweise woanders hin“

Ändern Sie die Empfänger für diese Bestellung. Der Kunde und alle anderen Bestellungen bleiben unberührt.

„Ein Ansprechpartner hat die Firma verlassen“

Adresse im Empfänger überschreiben. Alte Bestellungen behalten ihren eingefrorenen Stand, neue verwenden ab sofort die neue Adresse.

„Wir wollen erst einmal nur zuschauen“

Legen Sie einen Empfänger mit Versandart „Zusätzlich (Blindkopie)“ an. Sie sehen dann im Protokoll und im eigenen Postfach, was passieren würde, ohne dass sich für den Kunden etwas ändert.

13. Shop-Updates, Texte anpassen und Modulpflege

Shop-Update und Versionspflege

Ein Modul passt sich nicht von selbst an eine neue Shopversion an. Deshalb gilt:

• Vor einem Shopupdate auf unserer Seite prüfen, ob das Modul für die neue Shopversion freigegeben ist.
• Beim Shopupdate immer die neuesten Versionen des Moduls und der Modulumgebung installieren - nicht nur den Shop aktualisieren.

Modultexte anpassen

Modultexte können Sie - wie bei allen Modulen von uns - über die Shopfunktion „Texte ändern“ im Admin-Bereich an eigene Bedürfnisse anpassen. Das betrifft zum Beispiel den Hinweis „Abweichende E-Mail-Adresse für Rechnungen angeben“ im Registrierungsformular, die Beschriftungen der Eingabefelder im Kundenkonto und den Text der Bestätigungsmail.

Deutsch und Englisch sind vorinstalliert.

14. Häufige Fragen

Ändert sich die Rechnungsanschrift auf dem PDF?

Nein. Das Modul entscheidet ausschließlich darüber, an welche E-Mail-Adressen der Beleg verschickt wird.

Bekommt die Buchhaltung jetzt auch Newsletter und Passwortmails?

Nein. Umgeleitet werden nur Belege, und auch nur die Belegarten, die Sie dem Empfänger zugeordnet haben. Alles, was das Modul nicht sicher als Beleg erkennt, bleibt unangetastet.

Was passiert mit der Zweitschrift an mich selbst?

Die bleibt, wo sie ist. Mails an Ihre eigenen Shopadressen werden nie umgeleitet.

Funktioniert das auch mit meinem Mahnwesen oder Versandmodul?

In aller Regel ja. Das Modul hängt an der zentralen Versandstelle Ihres Shops, nicht an einzelnen Modulen. Prüfen Sie es im Zweifel mit einem Testbeleg und dem Protokoll.

Was passiert mit Bestellungen aus der Zeit vor dem Modul?

Für die gibt es keinen eingefrorenen Stand. Belege dazu gehen an den aktuellen Stand des Kundenkontos - oder, wenn dort nichts hinterlegt ist, wie bisher an die Adresse des Kunden.

Kann ich mehrere Adressen mit „Ersetzt“ anlegen?

Ja. Die erste übernimmt dann das Empfängerfeld, alle weiteren bekommen den Beleg als Kopie. So geht keiner Ihrer gewünschten Empfänger leer aus.

Sehe ich, ob der Empfänger den Beleg gelesen hat?

Nein. Das Protokoll hält fest, an welche Adressen verschickt wurde. Ob und wann jemand die Mail öffnet, weiß auch dieses Modul nicht.

Was passiert, wenn ich das Modul ausschalte?

Ihr Shop verschickt sofort wieder alles an die Standardadresse. Ihre Einträge bleiben vollständig erhalten und gelten wieder, sobald Sie das Modul erneut einschalten.

Gehen meine Daten beim Deinstallieren verloren?

Nein. Das Modul löscht beim Entfernen nichts.