1. Was das Modul leistet

Wenn Sie in Länder außerhalb Ihres Zollgebiets liefern, fallen für die Zollabfertigung Kosten an: Verzollungsentgelte des Transportdienstleisters, Vorlageprovisionen, Dokumentenpauschalen. Diese Kosten trägt heute in vielen Shops der Versender, weil sie im Bestellvorgang schlicht nicht auftauchen.

Das Modul schließt genau diese Lücke. Es berechnet eine Zollabwicklungsgebühr, die vom Lieferland und von der Höhe der Bestellung abhängt, und weist sie in der Bestellübersicht als eigene Zeile aus – im Warenkorb, im Kassenvorgang, in der Bestellbestätigung und auf allen Belegen.

Sie hinterlegen dazu bis zu zehn Ländergruppen. Jede Gruppe umfasst beliebig viele Länder und bekommt einen Betrag, ab dem die Gebühr greift, sowie die Gebühr selbst. Bestellt ein Kunde aus einem Land, das in keiner Gruppe steht, oder bleibt seine Bestellung unter dem hinterlegten Betrag, wird keine Gebühr berechnet und die Zeile erscheint nicht – der Kunde sieht dann nichts von der Funktion.

Wo eine einzelne Pauschale nicht genügt, geht es genauer: Sie können je Ländergruppe mehrere Staffeln hinterlegen, statt eines Festbetrags einen Prozentsatz mit Mindest- und Höchstbetrag verlangen und ab einem bestimmten Bestellwert eine Freigrenze setzen, ab der die Gebühr wieder entfällt. Und Sie können ganze Kundengruppen oder Kunden mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von der Gebühr befreien, weil Geschäftskunden die Verzollung oft selbst übernehmen.

2. Wo Sie das Modul im Backend finden

Das Modul hat drei Anlaufstellen im Adminbereich, und Sie brauchen alle drei:

• Das Setup erreichen Sie über das Menü „Xycons-Module“ ► „Kundenkonto / Setups“ und dort über den TAB „Zollgebühren“. Hier schalten Sie das Modul ein und legen die grundsätzlichen Regeln fest.
• Die Verwaltung der Ländergruppen finden Sie im Menü „Xycons-Module“ ► „Zollgebühren“. Dort legen Sie an, welche Länder welche Gebühr bekommen – das ist die Seite, auf der Sie im Alltag arbeiten.
• Die Zusammenfassungszeile, die den Betrag in der Bestellung sichtbar macht, richten Sie im Shop unter „Module“ ► „Zusammenfassung“ ein. Ohne diesen Schritt bleibt alles andere wirkungslos.

3. Das Setup

Richten Sie das Modul zuerst vollständig ein und schalten Sie es erst danach ein. So ist ausgeschlossen, dass ein Kunde in eine halb konfigurierte Berechnung gerät. Speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche am Ende der Seite.

3.1 Grundeinstellungen

3.2 Kunden von der Gebühr befreien

Nicht jeder Kunde soll die Gebühr zahlen. Geschäftskunden wickeln die Verzollung häufig selbst über ihren eigenen Spediteur ab, und für Wiederverkäufer oder Konzerngesellschaften gelten oft eigene Vereinbarungen. Dafür gibt es zwei Einstellungen.

Beide Einstellungen wirken zusammen: Es genügt, wenn eine von beiden zutrifft. Die Befreiung greift naturgemäß nur bei angemeldeten Kunden; ein Gast, der ohne Kundenkonto bestellt, hat weder Kundengruppe noch hinterlegte USt-IdNr. und zahlt die reguläre Gebühr.

4. Die Zusammenfassungszeile „Zollgebühr“ aktivieren

Damit der Betrag in der Bestellung erscheinen und mitgerechnet werden kann, braucht der Shop eine eigene Zeile in der Bestellsummen-Zusammenfassung. Diese Zeile wird mit dem Modul mitgeliefert, muss aber einmalig installiert und aktiviert werden.

Gehen Sie dazu im Adminbereich auf „Module“ ► „Zusammenfassung“. In der Liste finden Sie den Eintrag „Zollgebühr“. Klicken Sie ihn an und dann auf „Installieren“. Danach stehen Ihnen die folgenden drei Einstellungen zur Verfügung.

4.1 Zollgebühr anzeigen

Der Schalter der Zeile selbst. Er muss auf „Ja“ stehen, sonst bleibt die Zeile stumm. Sie können hierüber die Gebührenberechnung kurzfristig aussetzen, ohne die Einstellungen im Modulsetup anzufassen. (Standard nach der Installation: Ja)

4.2 Sortierreihenfolge

Bestimmt, an welcher Stelle die Zollgebühr in der Bestellübersicht steht. Die Zusammenfassungszeilen werden aufsteigend nach dieser Zahl ausgegeben. Der voreingestellte Wert ordnet die Zollgebühr hinter Zwischensumme und Versandkosten und vor der Endsumme ein – das ist die Position, die Kunden erwarten. (Standard: 40)

4.3 Steuerklasse

Legt fest, ob und mit welchem Satz die Zollgebühr besteuert wird. Bleibt die Einstellung auf „keine“, wird die Gebühr ohne Steuer berechnet und in voller Höhe zur Endsumme addiert. Wählen Sie eine Steuerklasse, verhält sich die Gebühr wie eine steuerpflichtige Nebenleistung: Bruttokunden sehen den ausgewiesenen Betrag inklusive Steuer, Nettokunden sehen ihn netto und die Steuer erscheint im Steuerausweis. (Standard: keine)

5. Ländergruppen und Gebühren verwalten

Das Herzstück des Moduls ist die Verwaltungsseite im Menü „Xycons-Module“ ► „Zollgebühren“. Hier bilden Sie ab, welche Länder welche Gebühr tragen. Eine Ländergruppe fasst dabei beliebig viele Länder zusammen, die gleich behandelt werden sollen, und bekommt eine oder mehrere Gebührenstaffeln. Die Zahl der Gruppen ist nicht begrenzt.

5.1 Die Übersicht

Die Startseite der Verwaltung zeigt alle Gruppen in ihrer Reihenfolge, mit den zugeordneten Ländern, den Gebührenstaffeln im Klartext und dem Status.

Oberhalb der Liste steht ein Hinweis, womit der Ab-Betrag Ihrer Staffeln verglichen wird – das ist die Einstellung aus Kapitel 3.1, hier zur Erinnerung eingeblendet. Fehlt die Zusammenfassungszeile oder ist das Modul ausgeschaltet, erscheint an derselben Stelle eine Warnung.

Die Reihenfolge ist nicht nur Kosmetik: Steht ein Land versehentlich in zwei Gruppen, gewinnt die Gruppe, die weiter oben steht. Das Modul erkennt solche Dubletten und weist Sie oberhalb der Liste darauf hin, damit Sie es gar nicht erst suchen müssen. Mit den Pfeilen links verschieben Sie eine Gruppe nach oben oder unten.

5.2 Eine Gruppe anlegen oder bearbeiten

Über „Neue Ländergruppe“ oder „Bearbeiten“ öffnet sich das Bearbeitungsfenster. Sie verlassen die Übersicht dabei nicht.

Die Bezeichnung dient nur Ihrer Orientierung, der Kunde sieht sie nie. Nennen Sie die Gruppe so, wie Sie im Alltag über sie sprechen – „Schweiz“, „Skandinavien“, „Fernost“. Lassen Sie das Feld leer, trägt das Modul die Länderkürzel ein.

Die Länder wählen Sie aus der Liste aller Länder Ihres Shops und fügen sie mit „Hinzufügen“ hinzu. Jedes Land erscheint darunter als Kürzel; ein Klick darauf entfernt es wieder. Sie müssen keine Ländercodes auswendig kennen und können sich auch nicht vertippen.

Die Gebührenstaffeln erfassen Sie zeilenweise: Ab welchem Betrag greift die Staffel, ist die Gebühr ein Festbetrag oder ein Prozentsatz, wie hoch ist sie, und – bei Prozentsätzen – welcher Mindest- und Höchstbetrag soll gelten. Mit „Staffel hinzufügen“ kommt eine weitere Zeile dazu, das Papierkorbsymbol entfernt eine.

Der Status entscheidet, ob diese Gruppe im Shop wirkt. Eine Gruppe auf „Inaktiv“ bleibt mit allen Einstellungen erhalten, wird aber nicht berechnet – praktisch für saisonale Regelungen oder zum Vorbereiten.

5.3 Staffeln, Prozentsätze und Freigrenzen

Eine einzelne Pauschale genügt für die meisten Fälle. Wo Ihre Verzollungskosten aber mit dem Sendungswert steigen oder ab einer bestimmten Größenordnung nicht mehr ins Gewicht fallen, können Sie genauer arbeiten.

Mehrere Staffeln. Es gilt immer die höchste Staffel, deren Ab-Betrag erreicht ist. Eine Staffel „ab 100 → 25,00“ und eine zweite „ab 2.000 → 60,00“ bedeuten: unter 100 € keine Gebühr, von 100 bis 2.000 € 25,00 €, darüber 60,00 €. Die Reihenfolge der Zeilen spielt keine Rolle, das Modul sortiert selbst.

Prozentsatz statt Festbetrag. Rechnet Ihr Dienstleister wertabhängig ab, wählen Sie als Art „Prozent“. Weil ein reiner Prozentsatz bei kleinen Bestellungen zu wenig und bei großen schnell zu viel ergibt, können Sie ihn mit „Mindestens“ und „Höchstens“ begrenzen: 2,5 % mit einer Spanne von 30,00 € bis 90,00 € ergibt bei 2.000 € genau 50,00 €, bei 8.000 € aber nicht 200,00 €, sondern die gedeckelten 90,00 €.

Freigrenze. Eine Staffel mit dem Wert 0 lässt die Gebühr ab diesem Betrag wieder entfallen. „ab 100 → 25,00“ zusammen mit „ab 5.000 → 0“ heißt: zwischen 100 und 5.000 € werden 25,00 € berechnet, darüber nichts mehr. Das ist ein wirksames Verkaufsargument, denn der Kunde sieht im Warenkorb, dass die Gebühr bei einer etwas größeren Bestellung verschwindet.

5.4 Gruppen kopieren, abschalten und löschen

Kopieren legt eine neue Gruppe mit denselben Staffeln an – ohne Länder und zunächst abgeschaltet. So übernehmen Sie eine durchdachte Staffelung für eine weitere Region, ohne sie noch einmal einzutippen, und ohne dass die Kopie versehentlich sofort mitrechnet.

Ausschalten legt eine Gruppe still, ohne etwas zu verlieren. Nutzen Sie das, wenn eine Regelung vorübergehend nicht gelten soll – das ist in jedem Fall besser, als die Gruppe zu löschen und später neu anzulegen.

Löschen entfernt die Gruppe endgültig. Weil sich das nicht rückgängig machen lässt, fragt das Modul vorher nach:

Bereits erteilte Bestellungen sind davon nicht betroffen – sie behalten die Beträge, die zum Zeitpunkt der Bestellung galten.

5.5 Ein vollständiges Einrichtungsbeispiel

Angenommen, Sie versenden aus Deutschland und möchten für die Schweiz grundsätzlich 29,50 € berechnen, ab 2.000 € aber wertabhängig 1,8 % zwischen 40,00 und 120,00 €, und ab 15.000 € gar nichts mehr. Für Norwegen und Island soll es ab 100 € 25,00 € geben, ab 1.000 € 2,5 % zwischen 30,00 und 90,00 € und ab 10.000 € nichts mehr. Großbritannien bekommt pauschal 24,00 €, ab 5.000 € nichts mehr.

Dafür legen Sie drei Gruppen an:

Anschließend stellen Sie im Setup den Modulstatus auf „Eingeschaltet“. Eine Bestellung über 620 € in die Schweiz erhält nun 29,50 €, eine über 3.000 € genau 54,00 €, und eine Bestellung nach Frankreich bleibt unberührt, weil Frankreich in keiner Gruppe steht.

6. So wird die Gebühr berechnet

Bei jedem Aufruf des Warenkorbs und in jedem Schritt des Kassenvorgangs läuft der immer gleiche Ablauf:

• Zuerst prüft das Modul, ob der Kunde überhaupt gebührenpflichtig ist. Gehört er zu einer befreiten Kundengruppe oder hat er eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegt und ist die entsprechende Einstellung aktiv, endet die Prüfung sofort.
• Der Shop ermittelt das Lieferland aus der Lieferadresse des Kunden. Maßgeblich ist die Lieferadresse, nicht die Rechnungsadresse – wer nach Deutschland fakturiert, aber in die Schweiz liefern lässt, bekommt die Gebühr für die Schweiz.
• Das Modul sucht die aktive Ländergruppe, in der dieses Land eingetragen ist. Findet es keine – oder ist die zuständige Gruppe abgeschaltet –, endet die Prüfung und es passiert nichts.
• Es vergleicht den maßgeblichen Betrag – je nach Ihrer Einstellung die Bestellsumme an dieser Stelle oder den reinen Warenwert – mit den Staffeln der Gruppe. Es gilt die höchste Staffel, deren Ab-Betrag erreicht ist. Ein Ab-Betrag von 1000 bedeutet dabei: eine Bestellung über genau 1.000,00 € erhält die Gebühr bereits.
• Ergibt sich daraus eine Gebühr von null – weil keine Staffel greift oder weil Sie eine Freigrenze gesetzt haben (Kapitel 5.3) – passiert nichts weiter.
• Die Gebühr wird der Endsumme hinzugerechnet und als eigene Zeile ausgegeben.

Weil die Berechnung bei jedem Schritt neu läuft, passt sie sich automatisch an: Legt der Kunde noch einen Artikel dazu und überschreitet damit den Schwellenbetrag, erscheint die Gebühr; nimmt er Artikel heraus, verschwindet sie wieder. Ändert er im Kassenvorgang die Lieferadresse, wird sofort die Gebühr des neuen Lieferlandes verwendet.

Der berechnete Betrag wird mit der Bestellung gespeichert. Spätere Änderungen an Ihren Setup-Werten wirken deshalb nur auf neue Bestellungen – bereits erteilte Bestellungen und ihre Belege bleiben unverändert.

7. Zusammenspiel mit Zahlungsauf- und -abschlägen

Viele Shops gewähren einen Nachlass für Vorkasse oder erheben einen Aufschlag für Nachnahme. Solche Zu- und Abschläge werden prozentual auf die Bestellsumme gerechnet – und ohne Gegenmaßnahme würde die Zollgebühr in diese Bemessungsgrundlage einfließen.

Das ist selten gewollt. Die Zollabwicklungsgebühr ist ein durchgereichter Fremdkostenposten; ein Rabatt darauf mindert unmittelbar Ihre Marge, ohne dass der Kunde ihn als Vorteil wahrnimmt. Genau deshalb gibt es die Einstellung „Vorkasserabatt ausschließen?“.

Ein Rechenbeispiel bei 3 % Vorkassenachlass, 800 € Warenwert und 45,00 € Zollgebühr:

Die Einstellung wirkt in beide Richtungen und gilt genauso für Aufschläge. Sie greift ausschließlich, solange das Modul eingeschaltet ist; ist der Modulstatus „Ausgeschaltet“, rechnet Ihr Shop unverändert wie zuvor.

8. Was Ihre Kunden sehen

Trifft die Gebühr zu, erscheint in der Bestellübersicht eine zusätzliche Zeile mit der Bezeichnung „Zollgebühr“ und dem Betrag – im Warenkorb, in allen Schritten des Kassenvorgangs, auf der Bestätigungsseite, in der Bestellbestätigung per E-Mail sowie auf Rechnung und Lieferschein. Die Endsumme enthält den Betrag.

Trifft sie nicht zu, ist von der Funktion nichts zu sehen: Es erscheint weder eine Zeile mit dem Wert null noch ein Hinweis.

9. Modultexte ändern

Modultexte können Sie – wie bei allen Modulen von uns – über die Shopfunktion „Texte ändern“ im Admin-Bereich an eigene Bedürfnisse anpassen.

Für dieses Modul betrifft das vor allem die Bezeichnung der Zeile in der Bestellübersicht. Aus „Zollgebühr“ wird so mit wenigen Klicks „Zollabwicklungsentgelt“, „Verzollungspauschale“ oder „Ausfuhrabwicklung“. Denken Sie daran, den Text in jeder Sprache anzupassen, die in Ihrem Shop aktiv ist – sonst sehen Ihre englischsprachigen Kunden weiterhin die Voreinstellung. Auch die Beschriftungen im Setup lassen sich auf diesem Weg ändern.

10. Shopupdate und Modulpflege

Prüfen Sie vor einem geplanten Shopupdate auf unserer Seite www.xycons.de, ob das Modul für die neue Shopversion bereits freigegeben ist. Ein Modul passt sich nicht von selbst an eine neue Shopversion an.

Installieren Sie beim Shopupdate immer auch die neueste Version des Moduls und der Modulumgebung – nicht nur den Shop. Wer allein den Shop aktualisiert, hat anschließend unter Umständen ein Modul, das nicht mehr greift, und sucht die Ursache an der falschen Stelle.

Wenn Sie die Aktualisierung Ihres Shops durch uns durchführen lassen, aktualisieren wir vorhandene Xycons-Module und die Modulumgebung immer mit, sofern sie für die neue Shopversion verfügbar sind.

Nach einem Modulupdate genügt ein Blick ins Setup und in die Liste der Zusammenfassungen, um sicherzugehen, dass Ländergruppen, Gebühren und die Zeile „Zollgebühr“ unverändert stehen.

11. Häufige Stolpersteine

Es wird gar keine Gebühr berechnet. In aller Regel ist die Zusammenfassungszeile „Zollgebühr“ nicht installiert oder nicht aktiviert (Kapitel 4). Die Verwaltungsseite weist Sie mit einem roten Hinweis darauf hin. Ist die Zeile in Ordnung, prüfen Sie den Modulstatus, ob die zuständige Ländergruppe auf „Aktiv“ steht und ob das Lieferland wirklich darin enthalten ist.

Die Gebühr greift zu früh oder zu spät. Der Ab-Betrag wird gegen die Bestellsumme an der Position der Zeile geprüft, sofern Sie es nicht anders eingestellt haben. Steht die Zollgebühr in der Sortierreihenfolge hinter den Versandkosten, zählen diese mit. Stellen Sie im Setup auf „Reiner Warenwert“ um (Kapitel 3.1) oder verschieben Sie die Zeile (Kapitel 4.2).

Ein Land bekommt die falsche Gebühr. Das Land steht in mehr als einer Gruppe; es gewinnt die Gruppe, die in der Übersicht weiter oben steht. Das Modul blendet in diesem Fall oberhalb der Liste einen Hinweis mit den betroffenen Ländern ein – entfernen Sie das Land aus der Gruppe, in der es nicht hingehört.

Der Prozentsatz ergibt einen krummen Betrag. Das ist so gewollt, die Gebühr wird auf zwei Nachkommastellen gerundet. Wenn Sie runde Beträge möchten, arbeiten Sie mit Festbeträgen in mehreren Staffeln oder setzen Sie Mindest- und Höchstbetrag.

Ein Geschäftskunde zahlt trotzdem. Die Befreiung über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer greift nur, wenn die Nummer im Kundenkonto hinterlegt ist – eine im Bestellvorgang eingetippte Nummer allein genügt nicht. Prüfen Sie das im Kundendatensatz, oder nehmen Sie den Kunden in eine befreite Kundengruppe auf. Gastbestellungen ohne Kundenkonto lassen sich grundsätzlich nicht befreien.

Die Gebühr taucht bei Abholung nicht auf. Das ist richtig so: Eine Abholung hat kein Lieferland, also auch keine Verzollung. Umgekehrt gilt – wählt der Kunde eine Lieferadresse in einem Ihrer Länder, wird die Gebühr angesetzt.

Ich habe eine Gruppe versehentlich gelöscht. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen; legen Sie die Gruppe neu an. Wenn Sie eine Regelung nur vorübergehend aussetzen wollen, schalten Sie die Gruppe künftig lieber aus, statt sie zu löschen (Kapitel 5.4).

Bestehende Bestellungen ändern sich nicht. Das ist beabsichtigt. Eine erteilte Bestellung behält die Beträge, die zum Zeitpunkt der Bestellung galten – sonst würden Rechnungen nachträglich von ihren Belegen abweichen.