M0110 Bestellnotiz für Gambio
Handbuch
1. Was das Modul für Sie tut
Zu vielen Bestellungen gibt es eine Kleinigkeit, die man sich merken möchte: eine Absprache am Telefon, ein Wunschtermin für die Zustellung, ein Hinweis für die Kollegin im Versand. Für solche Vermerke ist im Shop eigentlich kein Platz – sie landen dann auf Zetteln, in Mailordnern oder gar nicht.
Das Modul gibt jeder Bestellung eine eigene kurze Notiz. Sie erfassen und ändern diese Notiz direkt dort, wo Sie ohnehin arbeiten: in der Bestellübersicht und in der Bestellnachbearbeitung. Auf Wunsch erscheint die Notiz zusätzlich auf der Rechnung und auf dem Lieferschein.
Im Überblick:
- eine zusätzliche Spalte Notiz in der Bestellübersicht, die den Vermerk auf einen Blick zeigt,
- Erfassen und Ändern über ein kleines Fenster – aus der Spalte heraus oder über das Menü der Bestellzeile,
- ein Eingabefeld in der Bestellnachbearbeitung, wenn Sie das im Setup wünschen,
- wahlweise Andruck der Notiz auf Rechnung und Lieferschein,
- zu jeder Notiz werden Zeitpunkt und bearbeitende Person festgehalten.
Die Bestellübersicht mit der zusätzlichen Spalte „Notiz“.
2. Wo Sie das Modul im Shop finden
Das Setup erreichen Sie über das Menü „Xycons-Module“ ► „Kundenkonto / Setups“ und dort über den TAB „Bestellnotiz“.
Eine eigene Arbeitsoberfläche braucht das Modul nicht: Sie arbeiten damit an den gewohnten Stellen des Shops – in der Bestellübersicht (Bestellungen) und in der Bestellnachbearbeitung der einzelnen Bestellung.
3. Das Setup
Im Setup entscheiden Sie, ob das Modul arbeitet und an welchen Stellen die Notiz erscheint. Alle Einstellungen wirken sofort nach dem Speichern.
Das Setup des Moduls mit allen Einstellungen.
3.1 Modul und Lizenz
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Modulstatus - Bestellnotiz | Schaltet das Modul ein oder aus. Steht der Schalter auf Ausgeschaltet, verhält sich Ihr Shop so, als wäre das Modul nicht vorhanden: Die Spalte in der Bestellübersicht verschwindet, das Eingabefeld in der Bestellnachbearbeitung entfällt, und auf den Belegen wird nichts angedruckt. Bereits erfasste Notizen bleiben dabei erhalten und sind nach dem Wiedereinschalten unverändert da. (Standard: Ausgeschaltet – nach der Installation schalten Sie das Modul hier einmalig ein.) |
| Ihre Lizenz: | Zeigt an, welche Lizenz für Ihren Shop erkannt wurde. Eine reine Anzeige, hier ist nichts einzustellen. |
3.2 Anzeigeorte
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Bestelldetails | Blendet das Notizfeld zusätzlich in der Bestellnachbearbeitung ein – also auf der Detailseite einer einzelnen Bestellung, unterhalb der Artikeldaten. Praktisch, wenn Sie Bestellungen ohnehin einzeln öffnen und dort gleich mitschreiben möchten. Steht der Schalter auf Nein, erfassen Sie Notizen ausschließlich über die Bestellübersicht. (Standard: Ja) |
| Rechnung | Druckt die Notiz auf der Rechnung mit an, im Bereich der Hinweise. Ist zu einer Bestellung keine Notiz erfasst, bleibt der Beleg unverändert – es entsteht keine leere Zeile. (Standard: Nein) Empfehlung: Schalten Sie den Andruck nur ein, wenn Ihre Notizen bewusst für die Kundschaft gedacht sind. |
| Lieferschein | Druckt die Notiz auf dem Lieferschein mit an, ebenfalls im Bereich der Hinweise. Das ist der übliche Weg, um dem Versand einen Hinweis mitzugeben – etwa eine zugesagte Geschenkverpackung oder eine Teillieferung. (Standard: Nein) |
4. Die Spalte „Notiz“ einblenden
Die Bestellübersicht in Gambio zeigt nicht alle verfügbaren Spalten von sich aus – jede Person am Shop stellt sich ihre Ansicht selbst zusammen. Die Spalte Notiz blenden Sie deshalb nach der Installation einmalig ein:
- Öffnen Sie Bestellungen.
- Klicken Sie rechts über der Tabelle auf das Zahnradsymbol.
- Setzen Sie das Häkchen bei Notiz.
- Ziehen Sie den Eintrag an die gewünschte Stelle der Spaltenreihenfolge. Bewährt hat sich eine Position weit rechts, damit die Notiz die Standardangaben nicht verdrängt.
5. Notizen erfassen und ändern
5.1 Aus der Bestellübersicht heraus
In der Bestellübersicht führen zwei Wege zum Eingabefenster:
- Klick in die Spalte: Klicken Sie in der Zeile der Bestellung auf den Inhalt der Spalte Notiz – auch dann, wenn dort noch nichts steht.
- Über das Menü der Bestellzeile: Öffnen Sie am rechten Rand der Zeile das Auswahlmenü und wählen Sie den Eintrag Bestellnotiz.
In beiden Fällen öffnet sich ein kleines Fenster. Es nennt die Bestellnummer, zeigt die vorhandene Notiz zum Ändern an und darunter, wann sie zuletzt bearbeitet wurde. Tragen Sie Ihren Text ein und klicken Sie auf Speichern. Das Fenster schließt sich, und die Spalte zeigt den neuen Text sofort an – ohne dass Sie die Seite neu laden müssen.
Das Fenster zum Erfassen und Ändern der Bestellnotiz.
Mit Abbrechen verlassen Sie das Fenster, ohne etwas zu ändern.
5.2 In der Bestellnachbearbeitung
Haben Sie im Setup die Einstellung Bestelldetails auf Ja gestellt, finden Sie das Notizfeld auch beim Öffnen einer einzelnen Bestellung – unterhalb der Artikeldaten, unter der Überschrift Bestellnotiz. Sie schreiben direkt in das Feld und sichern mit Speichern. Ein grünes Häkchen bestätigt kurz, dass die Notiz gespeichert wurde.
Das Notizfeld in der Bestellnachbearbeitung, unterhalb der Artikeldaten.
5.3 Was gespeichert wird
Zu jeder Notiz hält das Modul fest, wann sie zuletzt gespeichert wurde und wer das getan hat. Diese Angabe steht im Eingabefenster und in der Bestellnachbearbeitung unter dem Textfeld – so ist in einem Team nachvollziehbar, woher ein Vermerk stammt.
Eine Notiz fasst bis zu 255 Zeichen. Das entspricht etwa zwei bis drei Sätzen und ist bewusst knapp gehalten: Die Notiz soll in der Übersichtsspalte lesbar bleiben und auf dem Beleg nicht das Layout sprengen. Tippen Sie mehr, wird beim Speichern gekürzt.
Jede Bestellung hat genau eine Notiz. Speichern Sie erneut, ersetzt der neue Text den alten – es entsteht keine Historie. Wenn Ihnen der bisherige Stand wichtig ist, hängen Sie Ihren Zusatz an den vorhandenen Text an, statt ihn zu überschreiben.
6. Die Notiz auf Rechnung und Lieferschein
Sind die Einstellungen Rechnung beziehungsweise Lieferschein eingeschaltet, erscheint die Notiz auf dem jeweiligen Beleg im Bereich der Hinweise, mit der Beschriftung Notiz: davor. Der Andruck gilt für alle Wege, auf denen Belege in Ihrem Shop entstehen – ob Sie ein einzelnes PDF öffnen, mehrere Bestellungen zusammen ausgeben oder den Beleg per E-Mail versenden.
Die Notiz im Hinweisbereich des Lieferscheins.
Maßgeblich ist immer der Stand zum Zeitpunkt der Belegerstellung. Ändern Sie eine Notiz nachträglich, trägt ein bereits erzeugtes PDF weiterhin den alten Text. Erzeugen Sie den Beleg in diesem Fall neu.
7. Modultexte ändern
Modultexte können Sie – wie bei allen Modulen von uns – über die Shopfunktion „Texte ändern“ im Admin-Bereich an eigene Bedürfnisse anpassen. Das betrifft zum Beispiel die Überschrift der Spalte Notiz, den Titel des Eingabefensters oder die Beschriftung Notiz:, die auf Rechnung und Lieferschein vor dem Text steht.
Ein praktisches Beispiel: Wenn Ihre Notizen vor allem Versandhinweise sind, ändern Sie die Beschriftung auf dem Lieferschein in „Hinweis für den Versand“ – Ihre Kundschaft liest dann genau das auf dem Beleg.
8. Shopupdate und Modulpflege
Bevor Sie Ihren Shop auf eine neue Version bringen lassen: Prüfen Sie bitte auf www.xycons.de, ob das Modul für die neue Shopversion freigegeben ist.
Installieren Sie bei einem Shopupdate immer auch die neuesten Versionen des Moduls und der Modulumgebung – nicht nur den Shop selbst. Module greifen an vielen Stellen in den Shop ein; eine ältere Modulfassung passt sich einer neuen Shopversion nicht von allein an. Wenn wir die Aktualisierung Ihres Shops durchführen, aktualisieren wir vorhandene Xycons-Module und die Modulumgebung immer mit, sofern die passenden Fassungen vorliegen.
9. Wenn etwas nicht wie erwartet aussieht
Die Spalte „Notiz“ fehlt in der Bestellübersicht. Blenden Sie die Spalte über das Zahnradsymbol ein (Kapitel 4). Die Einstellung gilt je Benutzerkonto – an einem anderen Arbeitsplatz ist sie deshalb zunächst wieder ausgeblendet. Erscheint die Spalte auch dort nicht zur Auswahl, prüfen Sie im Setup, ob das Modul eingeschaltet ist.
Der Eintrag „Bestellnotiz“ fehlt im Menü der Bestellzeile. Laden Sie die Seite einmal mit gedrückter Umschalttaste neu. Nach einer Modulaktualisierung hält der Browser gelegentlich noch die alten Programmdateien vor.
Das Notizfeld fehlt in der Bestellnachbearbeitung. Diese Anzeige ist schaltbar: Stellen Sie im Setup die Einstellung Bestelldetails auf Ja.
Auf dem Beleg steht keine Notiz. Dafür gibt es drei übliche Gründe: Zu der Bestellung ist keine Notiz erfasst, der Andruck ist im Setup für diesen Belegtyp nicht eingeschaltet, oder das PDF stammt noch aus der Zeit vor dem Eintrag – erzeugen Sie den Beleg dann neu.
Eine Notiz wurde beim Speichern gekürzt. Der Platz ist auf 255 Zeichen begrenzt (Kapitel 5.3). Für längere Vorgänge nutzen Sie bitte die Kommentarfunktion der Bestellung.
Eine Meldung sagt, die Notiz konnte nicht gespeichert werden. Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut. In aller Regel steckt eine abgelaufene Anmeldung dahinter: Der Shop meldet Sie nach längerer Pause aus Sicherheitsgründen ab.
Bleibt eine Frage offen, erreichen Sie uns über www.xycons.de. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Einsatz dieses Moduls!
