1. Was das Modul für Sie tut

Rechnungen sind Pflichtarbeit, aber sie sind immer dieselbe Arbeit: Bestellung öffnen, Rechnung erzeugen, Rechnung per E-Mail an den Kunden schicken, Bestellstatus setzen. Bei jeder einzelnen Bestellung. Genau diesen Handgriff nimmt Ihnen das Modul ab.

Unmittelbar nachdem ein Kunde seine Bestellung abgeschickt hat, prüft das Modul die von Ihnen hinterlegten Regeln. Passt die Bestellung dazu, erzeugt der Shop die Rechnung als PDF, verschickt sie an den Kunden und setzt den Bestellstatus, den Sie in Ihrem Shop für den Rechnungsversand vorgesehen haben. Alles ohne Ihr Zutun, sekundengenau nach der Bestellung.

Der entscheidende Punkt ist dabei das Regelwerk. Nur wenige Shops wollen wirklich für jede Bestellung sofort eine Rechnung erzeugen – Vorkasse-Bestellungen etwa sollen oft erst nach Zahlungseingang berechnet werden, Artikel mit langer Lieferzeit erst bei Versand. Deshalb können Sie die Automatik an die Zahlungsweise, an den Bestellstatus, an die Lieferzeiten der bestellten Artikel und an die Verfügbarkeit knüpfen. Und wenn Sie es einfach haben wollen, schalten Sie mit einer einzigen Option alles pauschal scharf.

Das Modul arbeitet vollständig im Hintergrund. Es fügt Ihrem Shop keine zusätzliche Oberfläche hinzu, es verändert nichts an Ihrem Bestellprozess und Ihre Kunden bemerken nichts davon – außer der Rechnung, die kurz nach der Bestellbestätigung in ihrem Postfach liegt.

2. Das Setup

2.1 Wo Sie das Setup finden

Das Setup erreichen Sie über das Menü „Xycons-Module“ ► „Kundenkonto / Setups“ und dort über den TAB „Rechnungsautomatik“.

Alle Einstellungen des Moduls liegen auf dieser einen Seite. Nach jeder Änderung speichern Sie die Seite; die neuen Regeln gelten ab der nächsten Bestellung.

2.2 Modulstatus

Der oberste Schalter entscheidet, ob das Modul überhaupt arbeitet. Steht er auf „Ausgeschaltet“, greift keine einzige der folgenden Regeln und Ihr Shop verhält sich exakt so, als wäre das Modul nicht installiert. (Standard: Ausgeschaltet)

Darunter sehen Sie Ihre Modulversion, Ihre Lizenzstufe, Ihren Lizenzschlüssel und die Art Ihrer Lizenz. Diese Felder sind reine Anzeigen; den Lizenzschlüssel brauchen Sie nur, wenn Sie das Modul auf einen anderen Shop umziehen.

2.3 Admin-Automatik-Rechnungen

Bestellungen aus der Kundengruppe „Admin“ erzeugen im Regelbetrieb keine automatische Rechnung. Das ist bewusst so: Sie sollen mit Ihrem eigenen Konto durch den Shop gehen, Bestellungen testen und Abläufe prüfen können, ohne anschließend jedes Mal eine erzeugte Rechnung stornieren zu müssen.

Wollen Sie die Automatik jedoch einmal mit einer echten Bestellung durchspielen, schalten Sie diese Option ein. Dann gilt das komplette Regelwerk auch für Ihre eigenen Bestellungen. Stellen Sie die Option danach wieder zurück. (Standard: Deaktiviert)

2.4 ALLE Rechnungen automatisch erstellen

Diese Regel hat die höchste Priorität. Ist sie eingeschaltet, bekommt jede Bestellung eine automatische Rechnung – unabhängig von Zahlungsweise, Bestellstatus, Lieferzeit und Verfügbarkeit. Alle nachfolgenden Regeln werden übersteuert und gar nicht erst geprüft. (Standard: Nein)

Das ist die richtige Wahl für Shops, die ohnehin ausnahmslos sofort berechnen – etwa reine Rechnungskauf- oder Vorkasse-Shops mit sofortiger Rechnungsstellung. Für alle anderen ist das feinere Regelwerk darunter der bessere Weg.

2.5 Zahlart -1- bis Zahlart -5-

Wählen Sie hier bis zu fünf der in Ihrem Shop installierten Zahlungsweisen. Nur Bestellungen mit einer dieser Zahlungsweisen kommen für eine automatische Rechnung in Frage.

Lassen Sie alle fünf Felder leer, wird die Zahlungsweise nicht als Kriterium herangezogen – die Automatik gilt dann für jede Zahlungsweise, sofern die übrigen eingerichteten Regeln zutreffen.

2.6 Status -1- bis Status -5-

Hier hinterlegen Sie bis zu fünf Bestellstatus. Gemeint ist der Status, mit dem Ihr Shop die Bestellung unmittelbar nach der Aufnahme und gegebenenfalls nach der Zahlung einlastet – also der allererste Status der Bestellung, nicht ein Status, den Sie später von Hand setzen.

Welcher Status das ist, hängt von der Zahlungsweise ab: Viele Zahlungsarten lasten mit „Offen“ ein, Zahlungsdienste mit bestätigter Zahlung oft mit „In Bearbeitung“. Sehen Sie im Zweifel in einer vorhandenen Bestellung in der Bestellstatushistorie nach, welcher Status dort als erster Eintrag steht.

Lassen Sie alle fünf Felder leer, wird der Bestellstatus nicht als Kriterium herangezogen.

2.7 Lieferzeit -1- bis Lieferzeit -5-

Mit den Lieferzeiten steuern Sie die Automatik über die Verfügbarkeit der bestellten Ware. Hinterlegen Sie hier bis zu fünf der in Ihrem Shop angelegten Lieferzeiten – zum Beispiel die kurzen, sofort lieferbaren.

Maßgeblich ist die Lieferzeit, die zum Zeitpunkt der Bestellaufgabe an der Bestellposition stand. Und diese Prüfung ist streng: Alle Positionen der Bestellung müssen einer der hinterlegten Lieferzeiten entsprechen. Weicht auch nur eine einzige Position ab, entsteht keine automatische Rechnung. So verhindern Sie zuverlässig, dass eine Bestellung berechnet wird, von der ein Teil erst in drei Wochen das Haus verlässt.

Lassen Sie alle fünf Felder leer, wird die Lieferzeit nicht als Kriterium herangezogen.

2.8 Keine Rechnung bei Bestandslosigkeit

Diese Option wertet den Warenkorb zum Zeitpunkt der Bestellung aus. Steht dort an einer Position ein Hinweis auf Nachlieferung – in der Voreinstellung von Gambio sind das drei Sternchen hinter dem Artikelnamen –, dann ist die Ware nicht vorrätig.

Ist die Option eingeschaltet, unterbleibt in diesem Fall die automatische Rechnung. Das ist sinnvoll, wenn Sie grundsätzlich erst mit dem Versand berechnen wollen. Schalten Sie die Option aus, spielt der Bestand keine Rolle. (Standard: Nein)

2.9 Alle Werte auf einen Blick

3. So arbeiten die Regeln zusammen

Die Reihenfolge, in der das Modul entscheidet, ist immer dieselbe:

• Ist das Modul eingeschaltet? Wenn nicht, passiert nichts.
• Kommt die Bestellung aus der Kundengruppe „Admin“? Dann nur weiter, wenn Sie die Admin-Automatik eingeschaltet haben.
• Ist „ALLE Rechnungen automatisch erstellen“ eingeschaltet? Dann wird die Rechnung erzeugt, und keine weitere Regel wird geprüft.
• Sonst müssen alle Bereiche zutreffen, in denen Sie etwas hinterlegt haben: die Zahlungsweise, der Bestellstatus, die Lieferzeiten sämtlicher Positionen und – falls eingeschaltet – die Verfügbarkeit.

Ein Bereich, in dem keiner der fünf Plätze belegt ist, wird nicht geprüft. So können Sie die Automatik zum Beispiel allein an der Zahlungsweise festmachen und Status und Lieferzeit völlig außen vor lassen.

4. Der Ablauf bei einer Bestellung

Sobald ein Kunde die Bestellung abschickt, läuft im Hintergrund Folgendes ab:

• Der Shop nimmt die Bestellung auf und verschickt die Bestellbestätigung wie gewohnt.
• Unmittelbar danach prüft das Modul die Regeln für genau diese Bestellung.
• Treffen die Regeln zu, erzeugt der Shop die Rechnung als PDF – mit derselben Nummernvergabe, demselben Layout und denselben Texten, die auch beim Erzeugen von Hand verwendet werden.
• Die Rechnung geht per E-Mail an den Kunden, in der Sprache seiner Bestellung.
• Der Bestellstatus wird auf den Status gesetzt, den Sie in Ihrem Shop für den Rechnungsversand hinterlegt haben, und in der Bestellstatushistorie wird ein Eintrag dazu vermerkt.

Liegt zu einer Bestellung bereits eine Rechnung vor, erzeugt das Modul keine zweite. Das schützt Sie in den Fällen, in denen ein Zahlungsdienst den Bestellabschluss ein zweites Mal durchläuft.

Sollte bei der Erzeugung oder beim Versand etwas schiefgehen – ein nicht erreichbarer Mailserver etwa –, hat das keine Auswirkung auf Ihren Kunden. Seine Bestellung wird ganz normal abgeschlossen; die Ursache wird im Xycons-Protokoll vermerkt, und Sie erzeugen die Rechnung in diesem Einzelfall wie gewohnt von Hand.

5. Was Sie nach einer Bestellung sehen

5.1 In der Bestellverwaltung

Öffnen Sie eine Bestellung, an der die Automatik gearbeitet hat, finden Sie die Rechnung dort, wo Sie sie auch nach einem Klick von Hand erwarten würden: im Block „Rechnungen“ am Fuß der Bestellung, mit ihrer Rechnungsnummer und dem Datum. Der Kopf der Bestellung zeigt den neuen Status.

In der Bestellstatushistorie sehen Sie den Vorgang nachvollziehbar dokumentiert: den Status bei der Bestellaufnahme und darunter die Einträge zur erzeugten und zur versandten Rechnung.

5.2 Im Kundenkonto Ihres Kunden

Auch Ihr Kunde sieht den Vorgang: In seinem Kundenkonto steht unter „Getätigte Bestellungen“ die Bestellhistorie mit dem Hinweis, dass die Rechnung erstellt und per E-Mail verschickt wurde. Das erspart Ihnen Rückfragen.

6. Einrichtungsvorschläge aus der Praxis

Rechnungskauf sofort berechnen, alles andere von Hand. Tragen Sie unter „Zahlart -1-“ Ihre Rechnungskauf-Zahlungsweise ein und lassen Sie Status und Lieferzeiten leer. Jede Bestellung auf Rechnung wird dann sofort berechnet, alle anderen Zahlungsweisen bleiben bei Ihnen.

Nur berechnen, was auch sofort rausgeht. Hinterlegen Sie unter „Lieferzeit -1-“ bis „-3-“ Ihre kurzen Lieferzeiten und schalten Sie „Keine Rechnung bei Bestandslosigkeit“ ein. Sobald eine Position länger dauert oder nachgeliefert werden muss, bleibt die Bestellung bei Ihnen.

Vorkasse erst nach Zahlungseingang. Nehmen Sie Vorkasse nicht in die Zahlarten auf. Der Bestellstatus, mit dem Ihr Shop Vorkasse-Bestellungen einlastet, gehört ebenfalls nicht in die Statusliste. So bleibt die Vorkasse-Rechnung Ihre Entscheidung.

Zahlungsdienst mit sofort bestätigter Zahlung. Tragen Sie die Zahlungsweise unter „Zahlart“ ein und zusätzlich unter „Status“ den Status, den Ihr Zahlungsdienst bei erfolgreicher Zahlung setzt. Dann wird nur berechnet, was auch wirklich bezahlt ist.

Ausnahmen für einzelne Artikel. Legen Sie eine eigene Lieferzeit an – etwa „Sonderanfertigung“ – und weisen Sie sie den betroffenen Artikeln zu. Nehmen Sie diese Lieferzeit nicht in die Liste auf, und jede Bestellung mit einem solchen Artikel bleibt von der Automatik unberührt.

7. Die Rechnung selbst gestalten

Das Modul erzeugt keine eigene Rechnung, sondern nutzt die Rechnung Ihres Shops. Alles, was Sie an Ihren Rechnungen eingestellt haben, gilt also unverändert auch für die automatisch erzeugten: Ihr Logo, Ihre Ränder, Ihre Kopf- und Fußzeilen, Ihre Nummernkreise und die Texte der Rechnungsmail.

Diese Einstellungen finden Sie im Adminbereich unter den Einstellungen zum Rechnungsdruck beziehungsweise in den Inhalten für die Rechnungs-E-Mail. Auch den Bestellstatus, der nach dem Rechnungsversand gesetzt wird, hinterlegen Sie dort – das Modul übernimmt ihn genauso, wie er auch beim Versand von Hand verwendet wird.

8. Modultexte ändern

Modultexte können Sie – wie bei allen Modulen von uns – über die Shopfunktion „Texte ändern“ im Admin-Bereich an eigene Bedürfnisse anpassen. Das betrifft die Beschriftungen und Hilfetexte im Setup ebenso wie die Texte, die in der Bestellstatushistorie zur automatisch erzeugten Rechnung vermerkt werden.

9. Shopupdate und Modulpflege

Vor einem Shopupdate prüfen Sie bitte auf unserer Seite, ob das Modul für die neue Shopversion freigegeben ist. Ist es das noch nicht, warten Sie mit dem Update.

Beim Shopupdate installieren Sie immer die neuesten Versionen des Moduls und der Modulumgebung – nicht nur den Shop selbst. Ein älteres Modul passt sich nicht von allein an eine neue Shopversion an; wer nur den Shop aktualisiert, sucht anschließend an der falschen Stelle nach der Ursache.

Lassen Sie die Aktualisierung Ihres Shops durch uns durchführen, aktualisieren wir vorhandene Xycons-Module und die Modulumgebung immer mit, sofern sie für die neue Shopversion verfügbar sind.

10. Häufige Stolpersteine

Es passiert gar nichts. Prüfen Sie zuerst den Modulstatus. Prüfen Sie dann, ob Sie überhaupt eine Regel hinterlegt haben – ein Modul ohne eine einzige eingerichtete Regel bleibt bewusst untätig. Und denken Sie daran, dass Ihre eigenen Bestellungen als Admin standardmäßig ausgenommen sind.

Die Testbestellung mit dem eigenen Konto erzeugt keine Rechnung. Das ist die Admin-Ausnahme. Schalten Sie für den Test „Admin-Automatik-Rechnungen“ ein und danach wieder aus.

Manche Bestellungen werden berechnet, andere nicht. In aller Regel liegt es an den Lieferzeiten: Es müssen alle Positionen einer Bestellung passen. Öffnen Sie eine nicht berechnete Bestellung und vergleichen Sie die Lieferzeiten der Positionen mit Ihrer Liste.

Der eingetragene Bestellstatus greift nicht. Ausgewertet wird der Status unmittelbar nach der Bestellaufgabe, nicht ein später von Hand gesetzter. Schauen Sie in eine vorhandene Bestellung: Der erste Eintrag der Bestellstatushistorie zeigt Ihnen den richtigen Status.

Der Kunde bekommt keine Rechnungsmail, obwohl die Rechnung da ist. Dann hat die PDF-Erzeugung funktioniert, der Mailversand aber nicht. Prüfen Sie den E-Mail-Versand Ihres Shops allgemein – an dieser Stelle verwendet das Modul denselben Weg wie jede andere Shopmail.

Nach einer Änderung im Setup wirkt alles noch wie vorher. Speichern Sie die Setupseite und leeren Sie anschließend den Cache Ihres Shops. Die neuen Regeln greifen ab der nächsten Bestellung.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Einsatz dieses Moduls!