M0074 Kundengruppenautomatik für Gambio
Handbuch
1. Was das Modul für Sie tut
Gambio kennt Kundengruppen, aber keinen Weg, neue Kunden bei der Anmeldung automatisch der richtigen Gruppe zuzuordnen. Genau das übernimmt dieses Modul.
Sie hinterlegen bis zu zehn Regeln. Meldet sich jemand in Ihrem Shop an, prüft das Modul diese Regeln und ordnet den neuen Kunden derjenigen Kundengruppe zu, deren Bedingungen zutreffen. Damit greifen ab dem ersten Moment die richtigen Preise, Zahlungsarten, Versandkosten und Rabatte - ohne dass Sie einen einzigen Kunden von Hand umsortieren.
Als Bedingung stehen Ihnen zur Verfügung:
- der Kontentyp, den der Besucher bei der Anmeldung angibt: Privatkunde, Gewerbekunde oder Sondergewerbe (Vereine, Kommunen, öffentliche Einrichtungen)
- das Land der Anschrift - einzeln, als Ländergruppe wie „alle EU-Länder" oder als Ausschluss
- die Postleitzahl - als Einzelwert, als Bereich oder als Anfang
- die E-Mail-Domain - so erkennen Sie Behörden, Schulen und Konzernkunden zuverlässig
- die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - vorhanden, nicht vorhanden oder aus bestimmten Ländern
Zusätzlich erweitert das Modul die Anmeldeseite um die Abfrage des Kontentyps, kann die Anmeldung auf Gewerbekunden beschränken und unterstützt ausdrücklich jene Gewerbekunden, die naturgemäß über keine Umsatzsteuer-ID verfügen - Vereine, Kirchen, Kommunen und öffentliche Einrichtungen.
2. Das Setup - alle Einstellungen im Überblick
2.1 Wo Sie das Setup finden
Sie finden die Einstellungen im Adminbereich Ihres Shops unter „Kundenkonto/Setups" im Bereich „Xycons-Module". Wählen Sie dort den Reiter mit dem Namen dieses Moduls.
2.2 Grundeinstellungen
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Modulstatus | Schaltet das Modul insgesamt ein oder aus. Im ausgeschalteten Zustand findet keinerlei automatische Zuordnung statt, und die Anmeldeseite zeigt wieder die gewohnte Abfrage „Gewerbekunde ja/nein" Ihres Shops. Nach einer Neuinstallation steht der Schalter bewusst auf „Ausgeschaltet", damit Sie das Modul in Ruhe einrichten können, bevor es auf Ihre Kunden wirkt. |
| Ihr Lizenzschlüssel | Hier tragen Sie den Lizenzschlüssel ein, den Sie von uns erhalten haben. |
| Ihre Lizenz | Zeigt an, welche Lizenz erkannt wurde. Dieses Feld füllt sich selbst und lässt sich nicht bearbeiten. |
2.3 Betriebsart
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| B2B-Modus | Blendet den Punkt „Ich bin ein Endkunde" aus der Anmeldeseite aus. Ihre Besucher können sich dann nur noch als Gewerbekunde oder - falls unterstützt - als Sondergewerbe anmelden. Eine dennoch als Privatkunde übermittelte Anmeldung wird abgewiesen; die Einstellung wirkt also nicht nur auf die Anzeige. |
| Vorgabe bei Neukunden | Welcher Kontentyp beim Aufruf der Anmeldeseite bereits vorausgewählt ist. Passt Ihre Vorgabe nicht zu den übrigen Schaltern - etwa „Privatkunde" bei eingeschaltetem B2B-Modus -, verwendet das Modul den ersten zulässigen Typ und weist Sie im Setup darauf hin. |
| Unterstützung Sondergewerbe | Bietet Ihren Besuchern einen dritten Punkt an: „Ich kaufe im Namen eines Vereins, einer Kommune oder öffentlichen Institution". Diese Kunden gelten als Gewerbekunden, verfügen aber über keine Umsatzsteuer-ID - die USt-ID-Pflicht aus Abschnitt 2.4 gilt für sie deshalb nicht. |
| Kennzeichen „Gewerbekunde" mitsetzen | Setzt zusätzlich das shopeigene Kennzeichen für Gewerbekunden. Ohne diese Kopplung bleibt ein bei Ihnen als Gewerbekunde angemeldeter Besucher für alle Bordmittel des Shops ein Privatkunde. Mit der Kopplung wirken sämtliche Shopfunktionen mit, die an diesem Kennzeichen hängen. Weil nicht jeder Shop mit diesem Feld arbeitet, lässt sich die Kopplung abschalten - sie ist ab Werk aus. |
2.4 Bedingungen für die Anmeldung
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Globale Regel GEWERBE | Lässt ausschließlich Gewerbekunden ein Konto eröffnen. Versucht sich jemand als Privatkunde anzumelden, erscheint eine Meldung, und die Anmeldung wird nicht ausgeführt. |
| Firmenname | Macht das Feld für den Firmennamen für Gewerbe- und Sondergewerbekunden zum Pflichtfeld. Privatkunden bleiben davon unberührt. |
| Modul Regel USt-ID | Legt fest, wann Gewerbekunden eine Umsatzsteuer-ID angeben müssen: nie, nur für Inlandskunden, nur für Auslandskunden oder für beide. Sondergewerbekunden sind ausgenommen. Diese Regel gilt zusätzlich zu den Regeln, die Ihr Shop selbst zur USt-ID kennt - sie ersetzt diese nicht. |
2.5 Reichweite der Automatik
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Gastkonten verschieben | Bestimmt, ob auch Gastkonten den Regeln unterworfen werden. Ab Werk steht der Schalter auf „Nein" - Gastkonten bleiben dann unangetastet in der Gastgruppe. Beachten Sie die für Sie geltenden Regelungen zur Speicherung von Gastkonten und deren Daten. |
| Regeln auch für neue Kunden aus dem Adminbereich | Wendet die Regeln auch auf Kunden an, die nicht über das Anmeldeformular Ihres Shops entstehen: Kunden, die Sie selbst im Adminbereich anlegen, sowie Kunden aus Importen und Schnittstellen. Diese Wege umgehen das Anmeldeformular, weshalb die Automatik dort sonst nicht greift. Die Prüfung läuft im Adminbereich nach und betrifft ausschließlich neu hinzugekommene Kunden - Ihr vorhandener Kundenstamm bleibt unberührt. |
2.6 Werkzeuge und Verweise
| Schaltfläche | Bedeutung |
|---|---|
| Regeln am Bestand erproben | Prüft Ihre vorhandenen Kunden gegen die eingestellten Regeln und meldet, wie viele davon verschoben würden. Es wird dabei kein einziger Kunde verändert. Siehe Abschnitt 5. |
| Regeln auf den Bestand anwenden | Führt die Verschiebung tatsächlich aus. Siehe Abschnitt 5. |
| Auswertung | Öffnet die Auswertungsseite. Siehe Abschnitt 6. |
| Kundengruppen | Öffnet die Kundengruppenverwaltung Ihres Shops, in der Sie die Zielgruppen anlegen. |
2.7 Die zehn Zuordnungsregeln
Der folgende Block wiederholt sich zehnmal - einmal je Regel. Sie müssen nicht alle zehn nutzen; jede Regel lässt sich einzeln ein- und ausschalten.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Regel aktivieren | Schaltet diese Regel ein oder aus. |
| Ziel-Gruppe | Die Kundengruppe, der ein Kunde zugeordnet wird, wenn alle Bedingungen dieser Regel zutreffen. Ohne Zielgruppe bleibt die Regel wirkungslos - die Einrichtungsprüfung weist Sie darauf hin. |
| Bedingung: Kundentyp | Für welchen Kontentyp die Regel gilt: unerheblich, Privatkunde, Gewerbekunde, Sondergewerbe oder „Gewerbe oder Sondergewerbe". |
| Bedingung: Land | Für welche Länder die Regel gilt. Siehe Abschnitt 3.3. |
| Bedingung: Postleitzahl | Für welche Postleitzahlen die Regel gilt. Siehe Abschnitt 3.4. |
| Bedingung: E-Mail-Domain | Für welche E-Mail-Domains die Regel gilt. Siehe Abschnitt 3.5. |
| Bedingung: USt-ID | Welche Umsatzsteuer-ID vorliegen muss. Siehe Abschnitt 3.6. |
3. So arbeiten die Regeln
3.1 Die Reihenfolge entscheidet
Das Modul prüft Ihre Regeln von Regel 1 bis Regel 10 der Reihe nach. Die erste Regel, deren sämtliche Bedingungen zutreffen, gewinnt - der Kunde wird ihrer Zielgruppe zugeordnet, und alle folgenden Regeln werden nicht mehr betrachtet.
Trifft keine einzige Regel zu, mischt sich das Modul nicht ein: Der Kunde landet in der Gruppe, die Ihr Shop ohnehin vorgesehen hätte - einschließlich der Zuordnungen, die Ihr Shop anhand der Umsatzsteuer-ID selbst vornimmt.
Damit Sie das im Blick behalten, zeigt Ihnen das Setup Ihre aktiven Regeln in genau der Reihenfolge an, in der sie geprüft werden - mit ihren Bedingungen und ihrer Zielgruppe. Dieselbe Übersicht finden Sie auch auf der Auswertungsseite.
3.2 Alle Bedingungen müssen zutreffen
Innerhalb einer Regel sind alle Bedingungen mit „und" verknüpft. Eine Regel mit „Kundentyp = Gewerbekunde" und „Land = DE" greift nur bei einem Gewerbekunden aus Deutschland - nicht bei einem Privatkunden aus Deutschland und nicht bei einem Gewerbekunden aus Österreich.
Leere Felder zählen als erfüllt. Möchten Sie mehrere Fälle in eine Gruppe schicken, die sich nicht in einer Bedingung ausdrücken lassen, verwenden Sie einfach mehrere Regeln mit derselben Zielgruppe.
3.3 Länder, Ländergruppen und Ausschlüsse
Tragen Sie die Länderkennungen zweistellig und durch Komma getrennt ein:
DE,AT,CH
Für größere Gebiete gibt es Sammelbegriffe, die Ihnen das Auflisten ersparen:
| Sammelbegriff | steht für |
|---|---|
| EUROPA | alle Länder der Europäischen Union (einschließlich Nordirland als Umsatzsteuergebiet) |
| EU | gleichbedeutend mit EUROPA |
| EFTA | Schweiz, Norwegen, Island, Liechtenstein |
| DACH | Deutschland, Österreich, Schweiz |
Sammelbegriffe und einzelne Länder lassen sich mischen:
EUROPA,CH,NO
Ein vorangestelltes <> kehrt die Bedingung um. Die folgende Angabe trifft auf alle Länder außer Deutschland und Österreich zu:
<>DE,AT
3.4 Postleitzahlen
Damit lassen sich Gebietsvertretungen, Abholrabatte und regionale Konditionen abbilden. Erlaubt sind drei Schreibweisen, auch gemischt und durch Komma getrennt:
| Schreibweise | Beispiel | trifft auf |
|---|---|---|
| Einzelwert | 40213 |
genau diese Postleitzahl |
| Bereich | 10000-19999 |
alle Postleitzahlen von 10000 bis 19999 |
| Anfang | 40* |
alle Postleitzahlen, die mit 40 beginnen |
Ein Beispiel für den Großraum Nord und die Region Düsseldorf in einer Regel:
20000-29999,40*
Auch hier kehrt ein vorangestelltes <> die Bedingung um. Postleitzahlen mit Buchstaben - wie in den Niederlanden oder Großbritannien - funktionieren bei Einzelwerten und Anfängen ebenfalls; Bereiche sind naturgemäß nur für rein numerische Postleitzahlen sinnvoll.
3.5 E-Mail-Domains
Die E-Mail-Domain erkennt Behörden, Schulen und Konzernkunden erfahrungsgemäß deutlich zuverlässiger als jede Selbstauskunft im Anmeldeformular. Erlaubt sind:
| Schreibweise | Beispiel | trifft auf |
|---|---|---|
| ganze Domain | musterfirma.de |
genau diese Domain |
| Endung | *.gov |
alle Domains, die darauf enden - auch stadt.bayern.gov |
Mehrere Angaben trennen Sie durch Komma; ein führendes @ dürfen Sie schreiben, müssen es aber nicht. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Ein vorangestelltes <> kehrt die Bedingung um - so lassen sich beispielsweise die üblichen Freemail-Anbieter ausschließen:
<>gmx.de,web.de,gmail.com,t-online.de
3.6 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
| Eintrag | Bedeutung |
|---|---|
| leer | Die USt-ID spielt für diese Regel keine Rolle. |
* |
Es muss irgendeine USt-ID angegeben worden sein. |
- |
Es darf keine USt-ID angegeben worden sein. |
DE |
Die USt-ID muss mit DE beginnen. Mehrere Länderkennungen durch Komma trennen: AT,FR,IT |
Damit trennen Sie geprüfte EU-Gewerbekunden von reinen Inlandsfällen - und Sondergewerbekunden ohne USt-ID von gewöhnlichen Gewerbekunden.
3.7 Beispiele aus der Praxis
Ein Regelwerk für einen Shop mit Händler- und Endkundenpreisen, hier bewusst von speziell nach allgemein sortiert:
| Regel | Bedingungen | Zielgruppe |
|---|---|---|
| 1 | E-Mail-Domain *.gov,*.bund.de |
Öffentliche Auftraggeber |
| 2 | Kundentyp Sondergewerbe | Vereine und Kommunen |
| 3 | Kundentyp Gewerbe, Land DE, USt-ID DE |
Händler Inland |
| 4 | Kundentyp Gewerbe, Land EUROPA, USt-ID * |
Händler EU |
| 5 | Kundentyp Gewerbe | Händler übrige Welt |
| 6 | Land DE, Postleitzahl 40*,41*,42* |
Endkunden Abholregion |
| 7 | Land DACH |
Endkunden DACH |
Ein Privatkunde aus Hamburg trifft keine dieser Regeln bis Regel 7 und landet in „Endkunden DACH". Ein Händler aus Düsseldorf mit deutscher USt-ID wird von Regel 3 erfasst - Regel 6 kommt bei ihm nicht mehr zum Zug, obwohl seine Postleitzahl passen würde.
4. Was Ihre Kunden im Shop sehen
Ist das Modul eingeschaltet, ersetzt es auf der Anmeldeseite die gewohnte Ja/Nein-Abfrage „Gewerbekunde" durch eine Auswahl:
- Ich bin ein Endkunde (Privatkauf)
- Ich bin Gewerbetreibender (Firmenkunde)
- Ich kaufe im Namen eines Vereins, einer Kommune oder öffentlichen Institution
Der dritte Punkt erscheint nur, wenn Sie die Unterstützung für Sondergewerbe eingeschaltet haben. Der erste Punkt entfällt im B2B-Modus. Welcher Punkt vorausgewählt ist, bestimmen Sie über die Vorgabe für Neukunden.
Weist das Modul eine Anmeldung ab - etwa weil nur Gewerbekunden zugelassen sind oder eine USt-ID fehlt -, erscheint die zugehörige Meldung direkt am betreffenden Feld, und die bereits eingegebenen Daten bleiben erhalten.
5. Regeln auf vorhandene Kunden anwenden
Die Automatik greift zunächst nur bei neuen Anmeldungen. Ändern Sie eine Regel, bleibt Ihr vorhandener Kundenstamm davon unberührt - was in den allermeisten Fällen auch richtig so ist.
Manchmal möchten Sie ein neues Regelwerk aber rückwirkend anwenden. Dafür finden Sie im Setup zwei Schaltflächen.
5.1 Erst erproben
„Regeln am Bestand erproben" prüft Ihre vorhandenen Kunden gegen die eingestellten Regeln und meldet Ihnen, wie viele davon verschoben würden. Dabei wird kein einziger Kunde verändert. Nutzen Sie diese Erprobung immer zuerst - die Zahl sagt Ihnen sehr schnell, ob Ihr Regelwerk das tut, was Sie erwarten.
5.2 Dann anwenden
„Regeln auf den Bestand anwenden" führt die Verschiebung tatsächlich aus.
Bei einem großen Kundenstamm arbeitet die Funktion in Blöcken, damit sie nicht in die Laufzeitbegrenzung Ihres Servers läuft. Erscheint nach dem Durchlauf der Hinweis, dass noch Kunden ausstehen, klicken Sie die Schaltfläche einfach erneut - so oft, bis der Hinweis ausbleibt.
Für vorhandene Kunden liegt der bei der Anmeldung gewählte Kontentyp nicht vor. Das Modul leitet ihn deshalb aus dem Gewerbekennzeichen, der Umsatzsteuer-ID und dem Firmennamen ab. Ein Kunde ohne all diese Angaben gilt als Privatkunde; ein Kunde mit USt-ID als Gewerbekunde; ein Gewerbekunde ohne USt-ID als Sondergewerbe, sofern Sie dieses unterstützen.
Gastkonten werden nur dann einbezogen, wenn Sie das ausdrücklich eingestellt haben.
6. Die Auswertung
Die Auswertungsseite erreichen Sie über die Schaltfläche „Auswertung" im Setup. Sie beantwortet die Frage, die sich nach einigen Wochen Betrieb regelmäßig stellt: Was macht die Automatik eigentlich?
Sie finden dort:
- Ihre aktiven Regeln in der Reihenfolge, in der sie geprüft werden
- die Gesamtzahl der Zuordnungen im gewählten Zeitraum, aufgeschlüsselt nach Auslöser: Anmeldung im Shop, Gastbestellung, Adminbereich oder Bestandslauf
- die Zuordnungen je Regel mit ihrem prozentualen Anteil - so sehen Sie sofort, welche Regeln tatsächlich arbeiten und welche nie greifen
- die Zuordnungen je Kundengruppe
- die letzten 200 Einzelvorgänge mit Zeitpunkt, Kundennummer, Regel, alter und neuer Gruppe, Kontentyp, Land und Auslöser
Den Zeitraum stellen Sie oben auf 30 Tage, 90 Tage, ein Jahr oder gesamt um.
7. Die Einrichtungsprüfung
Sobald Sie das Setup öffnen, prüft das Modul Ihre Einstellungen auf die Punkte, an denen erfahrungsgemäß etwas nicht so wirkt wie gedacht - und zeigt das Ergebnis oben auf der Seite an. Ist alles beisammen, erscheint eine grüne Bestätigung. Andernfalls bekommen Sie eine Liste der offenen Punkte, zum Beispiel:
- eine Regel ist eingeschaltet, trägt aber keine Zielgruppe und bleibt deshalb wirkungslos
- es ist überhaupt keine vollständige Regel eingeschaltet - es wird derzeit kein Kunde zugeordnet
- Ihre Vorgabe für Neukunden ist nach den übrigen Einstellungen gar nicht zulässig
- der B2B-Modus ist an, „Globale Regel GEWERBE" aber nicht - Privatkunden können sich weiterhin anmelden, wenn sie den Weg dorthin finden
- Sie koppeln an das Gewerbekennzeichen des Shops, dort ist die Unterstützung für Firmenkunden aber nicht aktiv
- Sie verlangen eine USt-ID, im Shop ist die Unterstützung für Firmenkunden aber nicht aktiv
Ist das Modul ausgeschaltet, erscheint an dieser Stelle stattdessen ein deutlicher roter Hinweis darauf.
8. Modultexte ändern
Sämtliche Texte, die dieses Modul im Shop anzeigt - die Auswahl des Kontentyps, die Beschriftungen und alle Fehlermeldungen -, können Sie an Ihre eigene Ansprache anpassen. Sie sind nicht fest eingebaut.
Sie finden sie im Adminbereich unter „Texte ändern". Suchen Sie dort nach dem Textbereich dieses Moduls; die Schlüssel beginnen alle mit derselben Kennung. Ändern Sie den Text und speichern Sie - die Änderung ist sofort im Shop sichtbar.
Bitte ändern Sie die Texte nicht in den Dateien des Moduls: Solche Änderungen gehen beim nächsten Modulupdate verloren, Änderungen über „Texte ändern" bleiben erhalten.
9. Shopupdate und Modulpflege
Dieses Modul ist freigegeben für die Shopversionen 4.6.x.x, 4.8.x.x und 5.0.x.x.
Planen Sie ein Service Pack oder ein Master-Update Ihres Shops, beachten Sie bitte:
- Sowohl das Modul-Framework als auch jedes eingesetzte Modul müssen zur neuen Shopversion passen.
- Vergewissern Sie sich vor dem Update, dass für die Zielversion sowohl die neueste Modulversion als auch die neueste Version der Modulumgebung vorliegt.
- Spielen Sie immer zuerst die Modulumgebung ein und danach die Module. Ist die Umgebung zu alt, meldet sich das Modul mit einem entsprechenden Hinweis und nimmt seine Arbeit nicht auf - es richtet aber auch keinen Schaden an.
Lassen Sie die Aktualisierung Ihres Shops durch uns durchführen, aktualisieren wir vorhandene Xycons-Module und die Modulumgebung immer mit, sofern sie für die Ziel-Shopversion verfügbar sind.
Nach dem Einspielen einer neuen Modulversion rufen Sie bitte einmal eine beliebige Seite im Adminbereich auf. Das Modul führt dabei selbsttätig alle nötigen Anpassungen an Ihrer Datenbank durch und legt neu hinzugekommene Einstellungen an. Ihre bestehenden Einstellungen bleiben dabei unverändert erhalten.
10. Fragen, die häufig gestellt werden
10.1 Eine Regel greift nie - woran liegt das?
In aller Regel daran, dass eine weiter vorn stehende Regel bereits zutrifft. Sehen Sie sich die Reihenfolge-Übersicht im Setup an und stellen Sie die speziellere Regel nach vorn. Die Auswertung zeigt Ihnen zusätzlich, welche Regeln tatsächlich arbeiten.
10.2 Ein Kunde ist in der falschen Gruppe gelandet
Die Auswertung nennt Ihnen zu jedem Vorgang die Regel, die ihn ausgelöst hat, sowie Kontentyp und Land des Kunden. Damit lässt sich in aller Regel sofort erkennen, welche Bedingung anders gegriffen hat als erwartet.
10.3 Wirkt das Modul auch auf bestehende Kunden?
Von sich aus nicht - es arbeitet bei der Anmeldung. Für den vorhandenen Kundenstamm gibt es die ausdrückliche Anwendung aus Abschnitt 5.
10.4 Was passiert mit Kunden, auf die keine Regel zutrifft?
Nichts. Sie behalten die Kundengruppe, die Ihr Shop ohnehin vorgesehen hätte.
10.5 Kann ich Privatkunden ganz ausschließen?
Ja. Schalten Sie „Globale Regel GEWERBE" ein - dann dürfen ausschließlich Gewerbekunden ein Konto eröffnen. Zusätzlich empfiehlt sich der B2B-Modus, damit die Auswahl „Endkunde" gar nicht erst angeboten wird.
10.6 Warum sehen meine Kunden die Abfrage nach dem Firmennamen nicht?
Dann ist in Ihrem Shop die Unterstützung für Firmenkunden nicht eingeschaltet. Die Felder für Firmenname und USt-ID stammen von Ihrem Shop; dieses Modul kann nur festlegen, ob sie zur Pflicht werden. Die Einrichtungsprüfung weist Sie auf diesen Fall hin.
10.7 Werden Gastbestellungen berücksichtigt?
Nur wenn Sie „Gastkonten verschieben" eingeschaltet haben. Ab Werk bleiben Gastkonten unangetastet.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Einsatz dieses Moduls!
