1. WAS DIESES MODUL LEISTET

Ein Shop, der ein paar Jahre läuft, sammelt Ballast an: verwaiste Datensätze, Bilder ohne Artikel, Artikel ohne Kategorie, Warenkörbe von Besuchern, die nie wiederkommen, PDF-Dateien zu längst gelöschten Bestellungen. Nichts davon ist auf den ersten Blick sichtbar - spürbar wird es als langsame Seiten, riesige Datenbanksicherungen und volle Serverplatten.

Die ToolCollection ist eine Sammlung von 40 Werkzeugen, die genau solche Themen finden und beheben. Jedes Tool ist auf eine einzige Aufgabe zugeschnitten und läuft in einem eigenen Fenster ab. Sie starten es, sehen zuerst, was gefunden wurde, und entscheiden erst dann, ob korrigiert oder gelöscht werden soll.

Die Tools decken vier Bereiche ab:

• Kunden- und Bestelldaten - inaktive Konten, Karteileichen, Gastkonten und die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
• Speicherplatz - alte E-Mails samt Anlagen, verwaiste PDF-Dateien, alte Bestellbestätigungskopien, aufgeblähte Datenbanktabellen.
• Konsistenz im Katalog - Artikel ohne Kategorie, Beschreibungen ohne Artikel, fehlerhafte SEO-URLs, doppelte Kategoriebilder, defekte Eigenschaften.
• Sonderfälle - Wiederherstellung einer gelöschten englischen Sprache, Gutschein-Vervielfältigung, Prüfung der Download-Dateien.

2. WO SIE DAS MODUL FINDEN

Im Shop-Administrationsbereich finden Sie das Modul im Menü Xycons-Module unter Kundenkonto / Setups. Dort öffnet sich eine Seite mit Registern (Tabs); das Register für dieses Modul heißt ToolCollection.

In diesem Register stehen zwei Dinge: ganz oben der Modulstatus und der Direkt-Token (siehe Abschnitt 6), darunter die Liste aller Tools. Jedes Tool hat eine kurze Beschreibung und einen Link. Ein Klick auf den Link öffnet das Tool in einem neuen Fenster.

3. DIE GRUNDREGELN VOR JEDEM TOOLSTART

3.1 Immer zuerst sichern

Viele Tools löschen oder verändern Daten. Diese Vorgänge sind nicht umkehrbar. Es gibt keinen Papierkorb und kein „Rückgängig".

Jedes Toolfenster zeigt Ihnen oben rechts, womit Sie es zu tun haben: Analyse / Prüfung bedeutet, dass nichts verändert wird. Schreibender Eingriff bedeutet, dass Daten verändert oder gelöscht werden können.

3.2 Testversion und Vollversion

Ohne gültige Lizenz läuft das Modul im Testmodus. In diesem Modus arbeiten alle Tools ganz normal, zeigen Ihnen alle Fundstellen und alle Zahlen - führen aber keine Änderung, Löschung oder Korrektur aus. Sie sehen also vorab genau, was das Modul in Ihrem Shop bewirken würde.

Der Testmodus ist im Toolfenster deutlich rot gekennzeichnet, und am Ende eines Laufs erscheint zusätzlich der Hinweis, dass der Vorgang nur simuliert wurde.

3.3 So läuft ein Tool ab

Alle Tools folgen demselben Muster:

• Prüfen. Beim Öffnen zeigt das Tool, was es gefunden hat - meist mit Anzahl und einer Liste der betroffenen Datensätze. Bei Kunden- und Bestellnummern sind die Einträge verlinkt, so dass Sie stichprobenartig nachsehen können.
• Bestätigen. Verändernde Tools verlangen, dass Sie in ein Eingabefeld das Wort LÖSCHEN (bei Korrekturtools KORRIGIEREN bzw. BEHEBEN) eintippen. Das ist Absicht: ein versehentlicher Klick allein löst nichts aus.
• Ausführen. Nach dem Start warten Sie bitte die Quittung ab („Abgeschlossen..."). Bei großen Datenmengen zeigt eine Fortschrittsanzeige, wie weit der Lauf ist.

Möchten Sie abbrechen, bevor Sie gestartet haben, schließen Sie das Fenster einfach. Nach dem Start sollten Sie das Fenster geöffnet lassen, bis die Quittung erscheint.

4. DIE ÜBERSICHT: WOMIT SIE ANFANGEN

Vierzig Werkzeuge sind viel. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie ansetzen sollen, öffnen Sie in der Toolliste den Eintrag Übersicht: Shop-Zustand und Protokoll. Diese Seite verändert nichts - sie schaut sich Ihren Shop an und sagt Ihnen, wo überhaupt etwas zu tun ist.

4.1 Die Selbstprüfung

Beim Öffnen laufen die Prüfungen nacheinander im Hintergrund durch. Sie sehen oben, wie weit die Prüfung ist. Angezeigt wird am Ende nur, was tatsächlich auffällig ist - zum Beispiel:

14 Produkte      ▶ Produkte mit fehlerhafter SEO-URL      zum Werkzeug »
3 Kategorien     ▶ Kategorien ohne Beschreibung           zum Werkzeug »

Hinter jedem Punkt steht der Link zum passenden Werkzeug, das den Fund beheben kann. Findet die Übersicht nichts, meldet sie das ausdrücklich - dann ist Ihr Shop in diesen Punkten sauber und Sie müssen keine zwanzig Werkzeuge einzeln durchklicken.

Vier Prüfungen durchsuchen das Dateisystem und die gespeicherten Warenkörbe. Diese brauchen bei großen Shops merklich länger und starten deshalb erst auf Knopfdruck über die Schaltfläche Auch die aufwendigen Prüfungen starten.

4.2 Speicherbelegung der Datenbank

Darunter sehen Sie die zwölf größten Tabellen Ihrer Datenbank mit belegtem Platz, ungenutztem Überhang und Anzahl der Datensätze - und die Gesamtgröße. Das beantwortet die Frage, die sonst schwer zu beantworten ist: Wo steckt der Speicherplatz eigentlich?

Sind mehr als 10 MB ungenutzt, weist die Übersicht Sie darauf hin und verlinkt direkt auf Tool 06, das diesen Platz wieder freigibt.

4.3 Das Löschprotokoll

Jeder Löschlauf der Werkzeuge 03, 04, 38, 39 und 40 wird automatisch festgehalten: Zeitpunkt, ausführender Administrator, Werkzeug, gewählter Umfang, Stichtag und die Anzahl der gelöschten Datensätze. Läufe im Testmodus sind als solche gekennzeichnet.

Das ist mehr als eine Statistik. Wer nach Aufbewahrungsfristen löscht, sollte belegen können, wann nach welchem Maßstab welche Daten entfernt wurden. Genau das leistet dieses Protokoll - und über die Schaltfläche Protokoll als CSV herunterladen bekommen Sie es als Datei, die sich in jedem Tabellenprogramm öffnen und zu den Unterlagen legen lässt.

5. TOOL 40: DATEN NACH ABLAUF DER AUFBEWAHRUNGSFRIST LÖSCHEN

5.1 Wozu dieses Tool gedacht ist

Bestellungen dürfen und müssen eine gewisse Zeit aufbewahrt werden - danach dürfen die personenbezogenen Daten dahinter nicht mehr unbegrenzt weiterliegen. Genau dafür ist Tool 40 da: Es löscht alle Bestellungen, deren Kaufdatum vor einem von Ihnen gewählten Stichtag liegt - und zwar vollständig, mit allen abhängigen Daten.

Zu einer Bestellung gehören weit mehr als der eine Datensatz in der Bestellübersicht: die einzelnen Positionen, deren Eigenschaften und Mengeneinheiten, der Statusverlauf, die Summen, Zahlungsinformationen, Versandoptionen, Trackingnummern, eingelöste Gutscheine, Rechnungen, Lieferscheine, Widerrufe und - bei Shops mit Druckerei-Funktion - die kompletten Gestaltungsdaten. Tool 40 räumt diese Kette in der richtigen Reihenfolge ab, so dass keine verwaisten Reste zurückbleiben.

5.2 Den Stichtag festlegen

Im Feld Stichtag tragen Sie das Datum ein, ab dem Bestellungen erhalten bleiben sollen. Gelöscht wird alles davor; Bestellungen vom Stichtag selbst und danach bleiben unangetastet.

Das Datum wird im gewohnten Format TT.MM.JJJJ angegeben, also zum Beispiel 31.12.2015. Ein Klick in das Feld öffnet einen Kalender, in dem Sie Monat und Jahr direkt auswählen können - Sie können das Datum aber genauso gut von Hand eintippen. Ein Datum in der Zukunft weist das Tool ab, sonst wäre der gesamte Bestellbestand betroffen.

Vorbelegt ist der heutige Tag minus zehn Jahre. Das ist die in Deutschland für Rechnungen und Buchungsbelege übliche Aufbewahrungsfrist. Die Frist beginnt allerdings erst mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem die Bestellung entstanden ist - wer ganz sauber arbeiten möchte, setzt den Stichtag deshalb auf den 1. Januar des Jahres, das zehn volle Jahre zurückliegt.

5.3 Die Vorschau lesen

Nach jeder Eingabe eines Stichtags klicken Sie auf Vorschau aktualisieren. Es wird dabei nichts verändert - Sie bekommen nur Zahlen:

• Betroffene Bestellungen sowie die älteste und die jüngste davon. Wenn die jüngste betroffene Bestellung dicht am Stichtag liegt, ist der Stichtag richtig gesetzt.
• Betroffene Bestellpositionen, Rechnungen, Lieferscheine und Widerrufe.
• Kundenkonten ohne verbleibende Bestellung - also Konten, die nach dem Löschlauf keine einzige Bestellung mehr hätten.
• Eine Verteilung nach Bestelljahr. Diese Tabelle ist die wichtigste Kontrolle: Wenn dort ein Jahr auftaucht, das Sie noch behalten wollten, stimmt Ihr Stichtag nicht.

Prüfen Sie diese Zahlen in Ruhe, bevor Sie weitermachen. Sie können den Stichtag beliebig oft ändern und die Vorschau neu berechnen lassen.

5.4 Den Umfang der Löschung wählen

Bestellungen und ihre Positionen werden immer gelöscht. Alles Weitere entscheiden Sie über vier Haken:

Die drei PDF- und Widerrufs-Optionen wirken ausschließlich auf die Bestellungen, die ohnehin gelöscht werden. Neuere Rechnungen und Lieferscheine sind davon nie betroffen.

5.5 Der Löschlauf

Wenn die Vorschau stimmt und die Haken sitzen, tippen Sie LÖSCHEN in das Bestätigungsfeld und starten den Lauf.

Das Tool arbeitet den Bestand in kleinen Paketen ab und zeigt dabei einen Fortschrittsbalken. Das ist wichtig für große Shops: Auch zehntausende Bestellungen laufen so durch, ohne dass der Vorgang in ein Zeitlimit des Servers läuft. Jede einzelne Bestellung wird in sich abgeschlossen gelöscht - bricht etwas ab, bleibt keine halb gelöschte Bestellung zurück.

Am Ende erhalten Sie die Quittung mit allen Zahlen: gelöschte Bestellungen, Positionen, Rechnungen und Lieferscheine (jeweils Datensätze und PDF-Dateien getrennt), Widerrufe und Kundenkonten. Sollte eine einzelne Bestellung nicht löschbar gewesen sein, wird ihre Nummer ausgewiesen.

5.6 Was das Tool nicht anfasst

• Bestellungen ab dem Stichtag - inklusive aller ihrer Daten.
• Administratorkonten.
• Kundenkonten, die noch mindestens eine Bestellung haben - auch dann, wenn das Konto uralt ist.
• Artikel, Kategorien, Inhalte und Einstellungen Ihres Shops.
• Rechnungen und Lieferscheine ohne gesetzten Haken - diese bleiben samt PDF-Datei erhalten.

Wenn Sie darüber hinaus verwaiste PDF-Dateien aufräumen möchten, für die es gar keine Bestellung mehr gibt, nutzen Sie danach die Tools 32 und 33. Diese sichern gefundene Dateien vor dem Löschen zusätzlich in eine ZIP-Datei.

6. DIE ÜBRIGEN TOOLS IM ÜBERBLICK

Die folgende Übersicht zeigt, wofür die einzelnen Tools zuständig sind. In der Toolliste im Shop-Admin finden Sie zu jedem Tool dieselbe Beschreibung noch einmal.

6.1 Kunden- und Bestelldaten

6.2 Speicherplatz und Datenbankgröße

6.3 Konsistenzprüfungen im Katalog

6.4 Sprachen, Gutscheine und Sonstiges

7. DAS MODUL-SETUP

7.1 Modulstatus

Der Modulstatus schaltet die ToolCollection ein oder aus. Nach der Installation steht er auf Ausgeschaltet - das ist Absicht.

Solange das Modul ausgeschaltet ist, führt kein Tool irgendeine Prüfung, Korrektur oder Löschung aus. Wer ein Toolfenster öffnet, bekommt stattdessen einen deutlichen roten Hinweis, dass das Modul nicht aktiviert ist. Sie können das Modul also jederzeit gefahrlos „stilllegen", ohne es deinstallieren zu müssen.

7.2 Der Direkt-Token

Im Normalfall starten Sie Tools aus dem Shop-Admin heraus - Sie sind dort angemeldet, und das genügt als Legitimation.

Zwei Tools eignen sich aber für den automatisierten, regelmäßigen Betrieb: Tool 05 (REPAIR) und Tool 06 (OPTIMIZE). Damit Sie diese beiden zum Beispiel über einen zeitgesteuerten Aufruf Ihres Hosters laufen lassen können, gibt es den Direkt-Token.

Tragen Sie im Setup unter Direkt-Token eine möglichst wirre Zeichenfolge ein - nur Ziffern und Buchstaben, keine Leer- oder Sonderzeichen, gern 30 Zeichen und mehr. Danach lassen sich die beiden Tools über eine Adresse dieser Form starten:

https://ihr-shop.de/xycons_tools.php?tool=5&mode=direct&token=IHRTOKEN
https://ihr-shop.de/xycons_tools.php?tool=6&mode=direct&token=IHRTOKEN

• Der Token wird genau so geprüft, wie Sie ihn eingetragen haben - Groß- und Kleinschreibung zählen.
• Ein leeres Token-Feld schaltet den Direktaufruf vollständig ab. Dann lassen sich Tools ausschließlich über die Moduloberfläche im Admin starten.
• Alle anderen Tools sind über diesen Weg nicht erreichbar - insbesondere kein Tool, das Kunden- oder Bestelldaten löscht.

7.3 Werkzeuge nur für Testshops

Ein Werkzeug der Sammlung gehört nicht in einen Produktivshop: Tool 02 löscht sämtliche Produktbilder. Sinnvoll ist das in einem Klon oder Testshop, in dem man den Bildbestand bewusst leeren möchte - in einem laufenden Shop wäre es ein Betriebsunfall.

Deshalb ist dieses Werkzeug ab Werk gesperrt. Wer es öffnet, bekommt einen roten Hinweis und keinerlei Bedienelemente. Erst wenn Sie im Setup den Schalter Werkzeuge nur für Testshops freigeben auf Freigegeben stellen, lässt es sich benutzen.

8. HÄUFIGE STOLPERSTEINE

• „Das Modul ist nicht aktiviert." Der Modulstatus im Setup steht auf Ausgeschaltet. Umschalten und speichern.
• „Direkter Aufruf nicht möglich oder inkorrekt!" Entweder sind Sie im Shop-Admin nicht (mehr) angemeldet - dann bitte neu anmelden - oder der Direktaufruf stimmt nicht: falscher oder leerer Token, fehlendes mode=direct, oder ein Tool, das für den Direktaufruf nicht freigegeben ist.
• „Ungültiger Sicherheits-Token." Das Toolfenster stand zu lange offen und die Anmeldung ist abgelaufen. Fenster schließen, im Admin neu anmelden, Tool erneut öffnen.
• Ein Tool zeigt lange nichts an. Prüfläufe über viele Dateien (Tools 24, 31, 32, 33) und über sehr große Bestellbestände brauchen Zeit. Lassen Sie das Fenster geöffnet.
• Nach dem Aufräumen ist die Datenbank nicht kleiner. Gelöschte Datensätze geben ihren Platz erst nach einem OPTIMIZE frei - lassen Sie im Anschluss Tool 06 laufen.
• Der Speicherplatz auf dem Server ist nach den Tools 31/32/33 unverändert. Die gefundenen Dateien wurden zunächst in eine ZIP-Sicherung gepackt. Laden Sie diese herunter und löschen Sie sie danach vom Server.
• Widerrufe ohne Bestellung in der Übersicht. Sie haben in Tool 40 den Haken für Widerrufe nicht gesetzt. Lassen Sie das Tool mit demselben Stichtag erneut laufen und setzen Sie den Haken - oder lassen Sie die Einträge bewusst stehen.
• Tool 02 zeigt nur einen roten Hinweis. Das Werkzeug ist ab Werk gesperrt, weil es sämtliche Produktbilder löscht. Freigabe im Setup, siehe Abschnitt 7.3.
• Im Löschprotokoll fehlt ein Lauf. Protokolliert werden die Werkzeuge 03, 04, 38, 39 und 40 - und das ab Modulversion 6.20. Ältere Läufe sind nicht rückwirkend erfasst.
• Im Stichtagsfeld erscheint kein Kalender. Dann fehlt im Shop die mitgelieferte Kalenderbibliothek. Das Datum lässt sich weiterhin von Hand im Format TT.MM.JJJJ eintragen; die Prüfung und der Löschlauf arbeiten unverändert.

9. MODULTEXTE ÄNDERN

Die Bezeichnungen und Beschreibungen, die das Modul im Shop-Admin anzeigt - also die Modulüberschrift, die Bezeichnungen der Einstellungen und die Beschreibungstexte der einzelnen Tools -, lassen sich anpassen. Sie sind in Textbausteinen hinterlegt und über die Shopfunktion Texte ändern im Administrationsbereich erreichbar.

Suchen Sie dort nach dem Modulkürzel M0020. Sie können die Texte in allen installierten Sprachen bearbeiten, ohne dass eine Dateiänderung nötig ist. Bei einem Modulupdate bleiben Ihre Anpassungen erhalten.

10. SHOPUPDATE UND MODULPFLEGE

Bevor Sie Ihren Shop auf eine neue Version aktualisieren, prüfen Sie bitte, ob dieses Modul für die neue Shopversion bereits freigegeben ist. Die Freigabe finden Sie in der Modulübersicht der Xycons-Module und auf unserer Internetseite. Ein Modul, das für eine Shopversion noch nicht freigegeben ist, kann nach dem Update Fehler verursachen.

Führen Sie das Shopupdate erst durch, wenn die Freigabe vorliegt. Installieren Sie danach immer die jeweils neueste Version des Moduls und zusätzlich die neueste Version der Xycons-Modulumgebung. Beide gehören zusammen: Die Modulumgebung stellt die Grundfunktionen bereit, auf die dieses Modul aufsetzt. Wird nur eines von beiden aktualisiert, kann es zu Fehlfunktionen kommen.

Bei Fragen zur Freigabe oder zum Ablauf des Updates wenden Sie sich bitte an unseren Support.