1. Was das Modul leistet

Gambio bringt von Haus aus eine schlichte Möglichkeit mit, eine Frage zu einem Artikel zu stellen: Name, E-Mail, Nachricht – abgeschickt, und die Anfrage geht als E-Mail an den Shopinhaber. Das Modul macht daraus ein Arbeitsmittel für den Verkauf.

• Das Anfrageformular fragt genau die Angaben ab, die Sie für ein Angebot brauchen: Telefonnummer, Kundennummer, Firma und bis zu acht eigene Felder, die Sie selbst benennen – als Textfeld, mehrzeiliges Feld oder Auswahlliste.
• Jede Anfrage wird im Shop aufbewahrt, bekommt eine Anfragenummer und einen Bearbeitungsstand. Nichts geht mehr in einem Postfach verloren.
• Sie beantworten die Anfrage direkt im Adminbereich; die Antwort geht als E-Mail an den Kunden und bleibt bei der Anfrage vermerkt.
• Die Anfrage kann je Kategorie, Hersteller oder Sprache an unterschiedliche Empfänger gehen – technische Fragen an die Technik, alles andere an den Vertrieb.
• Der Kunde erhält auf Wunsch eine Eingangsbestätigung mit seiner Anfragenummer und kann darüber eine Datei nachreichen, etwa eine Zeichnung oder ein Foto.
• Alle Mailtexte pflegen Sie in der Vorlagenverwaltung des Shops, wie jede andere Shopmail.
• Angemeldete Kunden bekommen ihre Angaben vorbelegt, eine Bremse gegen Massenanfragen schützt Ihr Postfach, und ein CSV-Export gibt Ihnen alle Anfragen für die Auswertung an die Hand.

Zusätzlich kann das Modul das Kontaktformular des Shops um eine Telefonnummer erweitern – auf Wunsch als Pflichtfeld.

2. Wo Sie das Modul im Backend finden

Das Setup erreichen Sie über das Menü „Xycons-Module“ ► „Kundenkonto / Setups“ und dort über den TAB „Frage-zum-Produkt“.

Die eingegangenen Anfragen finden Sie im Menü „Xycons-Module“ ► „Frage-zum-Produkt“. Diese Seite hat zwei Reiter: „Übersicht“ und „Anfragen“.

3. In fünf Schritten einsatzbereit

• Schritt 1: Prüfen Sie, dass die Shopfunktion „Frage zum Produkt“ eingeschaltet ist. Sie finden sie in den Shopeinstellungen unter „Artikel“; ohne sie zeigt der Shop die Schaltfläche am Artikel nicht an.
• Schritt 2: Tragen Sie im Setup Ihren Lizenzschlüssel ein und stellen Sie den Modulstatus auf „Eingeschaltet“.
• Schritt 3: Tragen Sie unter Empfänger der Anfragen die Adresse ein, die die Anfragen bekommen soll. Bleibt das Feld leer, geht alles an die Adresse des Shopinhabers.
• Schritt 4: Legen Sie beim Preisstatus fest, bei welchen Artikeln die Schaltfläche erscheint. Die Voreinstellung NAK bedeutet: bei allen.
• Schritt 5: Entscheiden Sie, welche Felder das Formular abfragen soll, und rufen Sie danach einen Artikel im Shop auf. Schicken Sie einmal eine Testanfrage ab – sie muss anschließend unter „Xycons-Module“ ► „Frage-zum-Produkt“ in der Liste stehen.

4. Das Setup im Einzelnen

Jede Einstellung trägt im Setup einen erklärenden Text. Hier finden Sie sie noch einmal im Zusammenhang.

4.1 Modul und Lizenz

4.2 Empfänger und Antwort

4.3 Ein Beispiel: Anfragen an drei Postfächer

Ein Händler für Werkstattbedarf möchte, dass Anfragen nicht mehr alle im selben Postfach landen. Sein Wunsch:

• Alles Normale soll zum Vertrieb.
• Fragen zu Maschinen sind fast immer technisch – die soll die Technik bekommen. Maschinen liegen bei ihm in der Kategorie mit der Nummer 12, darunter die Unterkategorien „Drehmaschinen“ und „Fräsen“.
• Für einen Hersteller (Nummer 3) gibt es einen eigenen Produktbetreuer.
• Englischsprachige Anfragen kann im Haus nur der Export beantworten.

Er trägt deshalb ein:

Empfänger der Anfragen:      vertrieb@werkstattbedarf.de

Abweichender Empfänger 1:    SPRACHE:en|export@werkstattbedarf.de
Abweichender Empfänger 2:    HERSTELLER:3|betreuung@werkstattbedarf.de
Abweichender Empfänger 3:    KAT:12|technik@werkstattbedarf.de

Und so verteilen sich die Anfragen:

Die letzte Zeile ist der Punkt, an dem sich entscheidet, ob die Einrichtung zu Ihrem Haus passt: Weil die Sprachregel oben steht, gewinnt sie auch bei einer Maschinenanfrage. Soll stattdessen die Technik auch englische Maschinenanfragen bekommen, tauscht der Händler einfach Regel 1 und Regel 3.

4.4 Felder im Formular

4.5 Eigene Zusatzfelder

Acht Felder stehen Ihnen frei zur Verfügung; im Setup finden Sie sie als Zusatzfeld 1 bis Zusatzfeld 8. Sie beschreiben ein Feld in einer Zeile:

Beschriftung|Art|Pflicht|Auswahl

Drei Beispiele:

Wunschtermin|text|nein|
Menge pro Abruf|select|ja|10,50,100
Gebinde|merkmal|nein|Gebinde

Wenn Ihr Text ein Trennzeichen enthält: Der senkrechte Strich trennt die vier Teile, das Komma die Auswahlwerte. Brauchen Sie eines dieser Zeichen im Text selbst – und ein Komma braucht man im Deutschen ständig –, setzen Sie den Text in Anführungszeichen. Erlaubt sind einfache und doppelte; nehmen Sie einfach die Sorte, die im Text selbst nicht vorkommt:

Jahresbedarf|select|ja|'bis 200 l','200 bis 1.000 l, gestaffelt',mehr als 1.000 l
"Wie hoch, wie breit?"|text|nein|

Innerhalb der Anführungszeichen ist alles erlaubt. Ein Anführungszeichen mitten im Text bleibt unangetastet – nur wenn ein Wert damit beginnt, wirkt es als Klammer.

Das letzte Beispiel ist besonders praktisch: Der Kunde bekommt genau die Gebindegrößen zur Auswahl, die bei diesem Artikel als Merkmal „Gebinde“ hinterlegt sind. Hat ein Artikel dieses Merkmal nicht, wird das Feld bei ihm einfach weggelassen.

4.6 Zusatzfelder in mehreren Sprachen

Betreiben Sie Ihren Shop in mehreren Sprachen, hinterlegen Sie die Beschriftung einfach für jede Sprache. Sie schreiben dazu Sprachkürzel=Text und trennen die Sprachen durch ein Semikolon:

de=Wunschtermin;en=Preferred date|text|nein|

Das Sprachkürzel ist dasselbe, das Ihr Shop für die Sprache verwendet – also de, en, fr und so weiter. Ihr Besucher sieht die Beschriftung in der Sprache, in der er den Shop gerade benutzt. Ist seine Sprache nicht hinterlegt, erscheint der erste Eintrag – ein Feld bleibt also nie unbeschriftet.

Auch die Werte einer Auswahlliste können Sie übersetzen. Dabei trennt das Komma die Werte und das Semikolon die Sprachen:

Farbe|select|nein|de=rot;en=red,de=blau;en=blue

Auch hier gilt: Enthält ein Text ein Semikolon oder ein Komma, setzen Sie ihn in Anführungszeichen – das geht auch hinter dem Sprachkürzel:

de='Jahresbedarf, gestaffelt';en='Annual demand, tiered'|text|nein|

Ein Text ohne Sprachkürzel gilt unverändert für alle Sprachen. Wenn Sie also nur eine Sprache anbieten oder eine Beschriftung überall gleich lauten soll, schreiben Sie sie einfach wie bisher hin.

4.7 Ein Beispiel: das Anfrageformular eines Werkstatthändlers

Derselbe Händler verkauft auch Kühlschmierstoffe. Für ein Angebot braucht sein Vertrieb jedes Mal dieselben vier Auskünfte, die er heute mühsam per Telefon nachfragt: Welches Gebinde? Wie viel im Jahr? Welche Wasserhärte vor Ort? Welche Werkstoffe werden bearbeitet? Die Gebindegrößen unterscheiden sich von Artikel zu Artikel und stehen bei ihm als Artikelmerkmal „Gebinde“ am Produkt.

Er stellt im Setup ein:

Telefonnummer:               Ja und zum Pflichtfeld machen
Firma:                       Ja und zum Pflichtfeld machen
Kundennummer:                Ja, abfragen

Zusatzfeld 1:  Gebinde|merkmal|nein|Gebinde
Zusatzfeld 2:  Voraussichtlicher Jahresbedarf|select|ja|bis 200 l,200 bis 1.000 l,mehr als 1.000 l
Zusatzfeld 3:  Wasserhärte vor Ort in Grad dH|text|nein|
Zusatzfeld 4:  Welche Werkstoffe bearbeiten Sie?|textarea|ja|

Was der Kunde sieht: unter Name, E-Mail und Nachricht die drei bekannten Felder (Telefon und Firma als Pflicht) und darunter seine vier Zusatzfelder. Beim Gebinde stehen genau die Größen zur Auswahl, die an diesem Kanister hinterlegt sind – bei einem Artikel ohne dieses Merkmal fällt das Feld weg. Jahresbedarf und Werkstoffe muss er ausfüllen, sonst lässt sich die Anfrage nicht absenden.

Was im Postfach ankommt:

Anfragenummer: 202608-00042
Artikel:       Kühlschmierstoff KS 40
Artikelnummer: KS40-020
Name:          Martina Berg
E-Mail:        m.berg@dreherei-berg.de
Telefon:       05921 123456
Kundennummer:  10457
Firma:         Dreherei Berg GmbH
Gebinde:       20 l Kanister
Voraussichtlicher Jahresbedarf: 200 bis 1.000 l
Wasserhärte vor Ort in Grad dH: 14
Welche Werkstoffe bearbeiten Sie?: Baustahl, VA, etwas Alu

Nachricht:
Passt der KS 40 auch für unsere Langdreher?

Genau diese Zeilen stehen später auch in der Anfragenliste und im CSV-Export – die Beschriftung, die Sie vergeben, ist zugleich die Bezeichnung der Spalte. Der Vertrieb kann das Angebot ohne einen einzigen Rückruf schreiben.

Und zweisprachig? Verkauft derselbe Händler auch über den englischen Shop, schreibt er die beiden mittleren Zeilen so:

Zusatzfeld 2:  de=Voraussichtlicher Jahresbedarf;en=Expected annual demand|select|ja|de=bis 200 l;en=up to 200 l,de=200 bis 1.000 l;en='200 to 1,000 l',de=mehr als 1.000 l;en='more than 1,000 l'
Zusatzfeld 3:  de=Wasserhärte vor Ort in Grad dH;en=Local water hardness in dH|text|nein|

Die beiden englischen Werte stehen in Anführungszeichen, weil im Englischen das Tausenderkomma üblich ist – ohne die Klammer würde das Komma dort einen neuen Auswahlwert beginnen.

4.8 Anzeige im Shop

Die Schaltfläche übernimmt das Aussehen der übrigen Schaltflächen Ihres Designs, fügt sich also von selbst ein. Möchten Sie an der Gestaltung etwas ändern, hinterlegen Sie Ihre Anweisungen im StyleEdit unter „Eigenes CSS hinzufügen“ – dort bleiben sie auch nach einem Modulupdate erhalten.

4.9 Das Kontaktformular erweitern

4.10 Anfragen aufbewahren

4.11 Datei nachreichen

4.12 Protokoll

5. So erlebt es Ihr Kunde

• Auf der Artikelseite (und, wenn eingeschaltet, in der Artikelliste) findet der Kunde die Schaltfläche für seine Frage.
• Es öffnet sich ein Fenster mit dem Artikelnamen, wahlweise der Kurzbeschreibung und den Feldern, die Sie eingerichtet haben. Ist er angemeldet, sind Name, E-Mail-Adresse und die vorbelegbaren Felder bereits ausgefüllt.
• Hat der Shop eine Sicherheitsabfrage und die Zustimmung zum Datenschutz vorgesehen, gelten sie hier genauso wie im Kontaktformular.
• Nach dem Absenden bestätigt der Shop den Versand. Der Kunde erhält – je nach Einstellung – eine Kopie und/oder eine Eingangsbestätigung mit seiner Anfragenummer.
• Über den Link in der Eingangsbestätigung kann er eine Datei nachreichen. Der Link gehört zu genau dieser einen Anfrage; ohne ihn kommt niemand an die Anfrage heran.
• Ihre Antwort erreicht ihn als ganz gewöhnliche E-Mail. Er kann darauf antworten, ohne sich irgendwo anmelden zu müssen.

6. Anfragen verwalten

6.1 Die Übersicht

Der erste Reiter zeigt auf einen Blick, wie viele Anfragen insgesamt eingegangen sind, wie viele davon neu, in Arbeit und erledigt sind, und wie viele in den letzten 7 und 30 Tagen dazukamen. Darunter stehen die zehn Artikel, zu denen am häufigsten gefragt wird – eine erstaunlich ehrliche Liste: Wo oft gefragt wird, fehlt meistens eine Angabe in der Artikelbeschreibung.

Ist im Setup etwas nicht eingerichtet, das das Modul für seine Arbeit braucht, steht ganz oben ein Hinweis dazu.

6.2 Die Anfragenliste

Der zweite Reiter zeigt alle Anfragen, die neueste zuerst. Sie können nach Anfragenummer, Name, E-Mail-Adresse, Artikelname und Artikelnummer suchen und nach dem Bearbeitungsstand filtern. Eine Büroklammer in der Artikelspalte bedeutet: Zu dieser Anfrage wurde eine Datei nachgereicht.

Jede Zeile bietet drei Schaltflächen:

• Ansehen öffnet die vollständige Anfrage mit allen Angaben, dem Nachrichtentext, den Zusatzfeldern, der nachgereichten Datei und – falls vorhanden – Ihrer bereits versendeten Antwort. Ganz oben können Sie dort den Bearbeitungsstand umstellen: „Neu“, „In Arbeit“ oder „Erledigt“. Das ist der Weg, eine Anfrage als übernommen zu kennzeichnen, wenn Sie sie erst später beantworten – Ihre Kollegen sehen dann, dass sich bereits jemand darum kümmert.
• Antworten öffnet das Antwortfenster (siehe unten).
• Löschen entfernt die Anfrage samt nachgereichter Datei endgültig.

6.3 Eine Anfrage beantworten

Im Antwortfenster sehen Sie die Frage des Kunden und schreiben darunter Ihre Antwort. Mit „Antwort senden“ geht sie als E-Mail an den Fragesteller, wird bei der Anfrage vermerkt und der Bearbeitungsstand springt auf „Erledigt“.

6.4 Herunterladen und Aufräumen

Über „Als CSV-Datei herunterladen“ bekommen Sie alle Anfragen mit sämtlichen Angaben als Tabelle – für die Auswertung im Tabellenprogramm oder zur Übergabe an ein anderes System. Die Datei ist für deutsche Tabellenprogramme vorbereitet (Semikolon als Trennzeichen, Umlaute korrekt).

„Jetzt aufräumen“ in der Übersicht löscht sofort alle erledigten Anfragen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sie müssen das nicht regelmäßig tun – es ist die Handbedienung für den Fall, dass Sie die Frist gerade verkürzt haben.

7. Die E-Mails des Moduls

Das Modul verschickt drei Nachrichten. Ihren Wortlaut und ihre Gestaltung pflegen Sie unter Kunden ► E-Mails ► E-Mail Vorlagen, genau wie bei jeder anderen Shopmail:

Jede Vorlage gibt es als HTML- und als Textfassung und in jeder Sprache Ihres Shops. Die Platzhalter in geschweiften Klammern – etwa {$REQUEST_NO} für die Anfragenummer oder {$PRODUCT_NAME} für den Artikel – füllt das Modul beim Versand.

8. Modultexte ändern

Modultexte können Sie – wie bei allen Modulen von uns – über die Shopfunktion „Texte ändern“ im Admin-Bereich an eigene Bedürfnisse anpassen.

Für dieses Modul betrifft das vor allem die Feldbeschriftungen im Anfrageformular („Telefonnummer“, „Kundennummer“, „Firma“), die Betreffzeilen der E-Mails, die Texte der Seite zum Nachreichen einer Datei und die Meldung bei einem fehlenden Pflichtfeld. Denken Sie daran, den Text in jeder Sprache anzupassen, die in Ihrem Shop aktiv ist – sonst sehen Ihre englischsprachigen Kunden weiterhin die Voreinstellung. Auch die Beschriftungen im Setup lassen sich auf diesem Weg ändern.

9. Datenschutz

• Das Modul speichert genau die Angaben, die der Kunde selbst in das Formular geschrieben hat, dazu den angefragten Artikel und den Zeitpunkt.
• Die IP-Adresse wird in der Voreinstellung nur als nicht rückrechenbare Prüfsumme abgelegt; sie dient allein der Bremse gegen Massenanfragen. Sie können auch das abschalten.
• Die Zustimmung zur Datenschutzerklärung wird – wie beim Kontaktformular des Shops – nachweisbar festgehalten.
• Über die Aufbewahrungsdauer bestimmen Sie, wie lange erledigte Anfragen im Shop bleiben. Einzelne Anfragen können Sie jederzeit von Hand löschen; die nachgereichte Datei wird dabei mit entfernt.
• Nachgereichte Dateien liegen so im Shop, dass sie über die Adresszeile nicht erreichbar sind. Sie kommen ausschließlich über die Anfragenliste im Adminbereich an sie heran.

10. Shopupdate und Modulpflege

Prüfen Sie vor einem geplanten Shopupdate auf unserer Seite www.xycons.de, ob das Modul für die neue Shopversion bereits freigegeben ist. Ein Modul passt sich nicht von selbst an eine neue Shopversion an.

Installieren Sie beim Shopupdate immer auch die neueste Version des Moduls und der Modulumgebung – nicht nur den Shop. Wer allein den Shop aktualisiert, hat anschließend unter Umständen ein Modul, das nicht mehr greift, und sucht die Ursache an der falschen Stelle.

Wenn Sie die Aktualisierung Ihres Shops durch uns durchführen lassen, aktualisieren wir vorhandene Xycons-Module und die Modulumgebung immer mit, sofern sie für die neue Shopversion verfügbar sind.

Nach einem Modulupdate genügt ein Blick ins Setup und ein Testdurchlauf mit einer Anfrage, um sicherzugehen, dass alles unverändert arbeitet.

11. Häufige Stolpersteine

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Einsatz dieses Moduls!