M0002 Bestandswarner für Gambio
Handbuch
1. Was das Modul für Sie tut
Gambio kennt von Haus aus genau einen Meldebestand für den ganzen Shop. Für den Schraubensatz, von dem Sie 5.000 Stück im Regal haben, ist dieser Wert genauso gültig wie für die handgefertigte Einzelanfertigung, die Sie zweimal im Jahr verkaufen. In der Praxis passt eine solche Schwelle nie für alle Artikel gleichzeitig: Entweder Sie werden mit Meldungen überschüttet, oder Sie merken zu spät, dass ein wichtiger Artikel zur Neige geht.
Genau hier setzt das Modul an. Es gibt Ihnen eine eigene Meldeschwelle je Artikel – und auf Wunsch sogar je Variante. Unterschreitet ein Bestand nach einer Bestellung „seine" Schwelle, erhalten Sie eine Hinweismail mit Artikel, Restmenge und Direktlinks in den Shop und in die Artikelstammdaten.
Zusätzlich kann das Modul Ihren Kunden im Shop den Restbestand anzeigen – aber nicht immer, sondern erst ab einer Menge, die Sie festlegen. So bleibt der Lagerbestand normalerweise unsichtbar, und erst wenn es knapp wird, erscheint der bekannte Hinweis „nur noch 3 Stück verfügbar". Das ist ein wirksamer Kaufanreiz, ohne dass Sie Ihre Lagerbestände dauerhaft offenlegen müssen.
Zusammengefasst bekommen Sie:
- Meldeschwellen je Artikel statt einer einzigen Schwelle für den ganzen Shop
- optional abweichende Meldeschwellen je Eigenschaftskombination (Variante)
- Warnmails an den Shopbetreiber und/oder an eine frei wählbare Zusatzadresse
- eine bestandsabhängige Restmengenanzeige auf der Artikeldetailseite und in der Kategorieliste
- Serienpflege der Schwellenwerte über die Kategorieverwaltung
- Im- und Export der Schwellenwerte über die CSV-Funktion des Shops
- eine regelmäßige Prüfung des gesamten Sortiments, die alles in einer Sammelmail bündelt
- eine Übersicht im Adminbereich, die alle Unterschreitungen nach Dringlichkeit sortiert zeigt
Die beiden zuletzt genannten Punkte schließen eine Lücke, die reine Bestellprüfungen prinzipbedingt haben: Sie sehen immer nur, was gerade gekauft wurde. Ein Storno, eine Bestandskorrektur von Hand oder ein CSV-Import bleiben dabei unsichtbar – ein Artikel kann also dauerhaft unter seiner Schwelle liegen, ohne dass je eine Meldung kommt. Die regelmäßige Prüfung schaut deshalb in festgelegten Abständen auf das gesamte Sortiment, und die Übersicht im Adminbereich zeigt Ihnen den aktuellen Stand jederzeit auf Knopfdruck.
2. Wo Sie das Modul im Shop finden
Nach der Installation finden Sie die Einstellungen im Adminbereich im Menü „Xycons-Module" unter „Kundenkonto / Setups". Dort ist für jedes installierte Modul ein eigener Reiter angelegt; der Reiter dieses Moduls heißt „Bestandswarner".
Das Modul erscheint nicht im Gambio-Modul-Center. Alle Xycons-Module werden ausschließlich über das Menü „Xycons-Module" eingerichtet.
Im selben Menü „Xycons-Module" finden Sie außerdem den Eintrag „Bestandswarner: Unterschreitungen". Er öffnet die Übersicht aller Bestände, die zurzeit unter ihrer Meldeschwelle liegen – beschrieben in Kapitel 10.
Die eigentliche tägliche Arbeit findet danach an gewohnter Stelle statt: in den Artikelstammdaten, in der Eigenschaftenverwaltung des Artikels und in der Kategorieverwaltung. Das Modul ergänzt diese Masken lediglich um seine eigenen Felder.
3. Das Setup
Im Setup legen Sie fest, welche Funktionen des Moduls Sie überhaupt nutzen möchten. Die meisten Schalter schalten ganze Funktionsbereiche zu oder ab – gehen Sie sie daher einmal in Ruhe von oben nach unten durch, bevor Sie mit der Pflege der Artikel beginnen.
3.1 Modulstatus und Lizenz
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Modulstatus (Standard: Ausgeschaltet) |
Schaltet das Modul insgesamt ein oder aus. Solange es ausgeschaltet ist, verhält sich Ihr Shop exakt so, als wäre das Modul nicht installiert: Es werden keine zusätzlichen Felder angezeigt, keine Warnmails verschickt und keine Restmengen ausgegeben. Ihre bereits gepflegten Schwellenwerte bleiben dabei erhalten und stehen nach dem Wiedereinschalten unverändert zur Verfügung. |
| Ihr Lizenzschlüssel | Der Schlüssel, den Sie mit dem Modul erhalten haben. Ohne gültigen Schlüssel arbeitet das Modul nicht. |
| Ihre Lizenz | Reine Anzeige der erkannten Lizenzart. Dieses Feld können Sie nicht bearbeiten. |
3.2 Benachrichtigung
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Zusätzliche Mail-Adresse (Standard: leer) |
Tragen Sie hier bei Bedarf eine weitere Empfängeradresse ein, etwa die Ihrer Lagerleitung oder Ihres Einkaufs. Bleibt das Feld leer, gehen die Warnmails ausschließlich an die im Shop hinterlegte Betreiberadresse. |
| Keine Shopbetreiber-Mail (Standard: Shopbetreiber und ggf. Zusatzadresse erhalten das Mail) |
Damit lenken Sie die Warnmails ausschließlich an die oben eingetragene Zusatzadresse um – die Betreiberadresse bleibt dann außen vor. Sinnvoll, wenn ausschließlich der Einkauf mit den Meldungen arbeiten soll. |
Diese Umleitung greift nur, wenn tatsächlich eine Zusatzadresse hinterlegt ist. Ist das Feld leer, geht die Warnmail sicherheitshalber weiterhin an den Shopbetreiber – eine Bestandswarnung soll nie ins Leere laufen.
3.3 Bestandsermittlung
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Eigenschaften-Unterscheidung (Standard: Es gilt der Schwellenwert des Artikels) |
Schalten Sie diese Option ein, wenn einzelne Eigenschaftskombinationen eine eigene, vom Artikel abweichende Meldeschwelle bekommen sollen. Erst dadurch erscheinen die zusätzlichen Felder in der Eigenschaftenverwaltung. Bleibt die Option aus, gilt für alle Kombinationen eines Artikels die Schwelle aus den Artikelstammdaten. |
Attribute werden nicht unterstützt. Für Artikel mit Attributen (nicht zu verwechseln mit Eigenschaften) gilt immer die Meldeschwelle aus den Artikelstammdaten. Eigene Werte je Attribut sind nicht vorgesehen.
3.4 Bestandsanzeige im Shop
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Bestandanzeige-Unterscheidung (Standard: Es gilt die Bestandanzeigeschwelle des Artikels) |
Damit dürfen einzelne Eigenschaftskombinationen eine eigene Schwelle für die Restmengenanzeige bekommen. Erst dann erscheint das zugehörige Feld in der Eigenschaftenverwaltung, und erst dann lässt sich der Wert auch über die CSV-Funktion pflegen. Ist die Option aus, gilt für alle Varianten die Anzeigeschwelle aus den Artikelstammdaten. |
| Zeige Null-Bestand (Detailseite) (Standard: Nicht anzeigen) |
Legt fest, ob auf der Artikeldetailseite auch ein Bestand von 0 oder weniger ausgegeben wird. Achtung: Diese Option übersteuert eine im Artikel bewusst auf 0 gesetzte Anzeigeschwelle. |
| Zeige Null-Bestand (Kategorielistung) (Standard: Nicht anzeigen) |
Dasselbe für die Artikellisten der Kategorieseiten. Auch hier gilt: Die Option übersteuert eine im Artikel auf 0 gesetzte Anzeigeschwelle. |
3.5 Regelmäßige Bestandsprüfung und Übersicht
Diese drei Einstellungen betreffen ausschließlich die regelmäßige Prüfung (Kapitel 9) und die Übersicht im Adminbereich (Kapitel 10). Die Meldung nach einer Bestellung bleibt davon unberührt.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Prüfung nur für aktive Artikel (Standard: Nur aktive Artikel) |
Deaktivierte Artikel sind im Shop nicht bestellbar und müssen deshalb meist auch nicht nachbestellt werden. Wer sein Lager unabhängig vom Shopstatus überwacht, schaltet sie hier hinzu. |
| Mail auch ohne Befund (Standard: Nur bei Unterschreitungen) |
Normalerweise meldet sich die regelmäßige Prüfung nur, wenn es etwas zu melden gibt. Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie eine ausdrückliche „Alles in Ordnung"-Bestätigung möchten – sie zeigt Ihnen zugleich, dass die Prüfung tatsächlich läuft. |
| Wiedervorlage-Dämpfung (Standard: Bei jedem Anlass erneut melden) |
Legt fest, ob eine bereits gemeldete Position erst dann wieder gemeldet wird, wenn ihr Bestand zwischenzeitlich über die Schwelle gestiegen ist. Ohne Dämpfung meldet sich ein dauerhaft knapper Artikel bei jeder Bestellung und bei jedem Prüflauf erneut. Bei kurzen Prüfintervallen sollten Sie sie einschalten – siehe Kapitel 9.3. |
| Artikel ohne eigene Meldeschwelle (Standard: Bleiben unberücksichtigt) |
Legt fest, wie Artikel behandelt werden, für die noch keine eigene Meldeschwelle hinterlegt ist. In der Voreinstellung bleiben sie außen vor – das entspricht dem Verhalten nach einer Bestellung. Alternativ gilt für sie der globale Meldebestand Ihres Shops. |
Stellen Sie die letzte Option auf den globalen Meldebestand um, kann die Liste beim ersten Aufruf sehr lang werden – sie enthält dann jeden Artikel des Sortiments, dessen Bestand unter diesem einen Wert liegt. Das ist als Bestandsaufnahme durchaus nützlich, für den Alltag aber selten das, was Sie wollen. Der bessere Weg ist, die Schwellen über die Serienänderung aus Kapitel 6 einmal flächendeckend zu setzen.
4. Meldeschwelle je Artikel
Ist das Modul eingeschaltet, finden Sie in den Artikelstammdaten – also dort, wo Sie ohnehin Preis, Bestand und Beschreibung pflegen – zwei neue Felder:
- „Ab welchem Bestand soll eine Info-Mail an den Shopbetreiber ausgelöst werden" – die Meldeschwelle dieses Artikels.
- „Bestand anzeigen ab welcher Restmenge" – die Schwelle für die Restmengenanzeige im Shop, siehe Kapitel 7.
Die Meldeschwelle gilt für Artikel ohne Varianten ebenso wie – als Rückfallwert – für alle Varianten eines Artikels.
Ohne Eintrag meldet sich ein Artikel über das Modul nicht. Das Feld ist die Grundlage der ganzen Überwachung: Erst wenn dort ein Wert steht, wird der Artikel geprüft. Für Artikel ohne Eintrag bleibt es bei der eingebauten Meldung Ihres Shops, die den globalen Meldebestand unter „Shop-Konfiguration" → „Lager-Verwaltungsoptionen" verwendet. Wie viele aktive Artikel bei Ihnen noch ohne eigenen Wert sind, sagt Ihnen die Übersicht aus Kapitel 10 auf einen Blick.
Nach der Installation ist bei keinem Artikel ein individueller Wert hinterlegt. Der bequemste Einstieg ist deshalb die Serienänderung aus Kapitel 6: Tragen Sie damit zunächst Ihren bisherigen globalen Wert flächendeckend ein und feilen Sie danach an den Artikeln, die eine Sonderbehandlung verdienen.
Ein praktischer Nebeneffekt: Die eingebaute Meldung des Shops lässt sich auf diesem Weg faktisch abschalten. Setzen Sie den globalen Meldebestand auf einen Wert, der nie erreicht wird (etwa -999999), und arbeiten Sie ausschließlich mit den Schwellen aus diesem Modul.
5. Meldeschwellen je Variante
Haben Sie im Setup die Eigenschaften-Unterscheidung eingeschaltet, ergänzt das Modul die Eigenschaftenverwaltung des Artikels um eine zusätzliche Spalte und ein zusätzliches Eingabefeld. Sie können dort für jede einzelne Kombination eine eigene Meldeschwelle hinterlegen.
Die Regel dahinter ist bewusst einfach gehalten:
- Feld leer – für diese Kombination gilt die Schwelle aus den Artikelstammdaten.
- Feld enthält „0" – Sie möchten ausdrücklich erst beim Bestand Null informiert werden.
„Leer" und „0" sind also zwei verschiedene Dinge. Das ist die häufigste Verwechslung bei der Ersteinrichtung.
Analog dazu erscheint bei eingeschalteter Bestandanzeige-Unterscheidung ein zweites Feld für die Anzeigeschwelle der jeweiligen Kombination. Damit können Sie zum Beispiel die knappe Restgröße einer Kollektion im Shop bewerben, während die gut bevorrateten Größen unauffällig bleiben.
Sobald Sie einzelne Kombinationen mit Werten versehen, kann sich beim Speichern kurzzeitig die angezeigte Reihenfolge der Kombinationen verschieben. Die tatsächlich gespeicherte Sortierung bleibt davon unberührt und stellt sich beim nächsten Aufruf der Seite wieder richtig dar.
6. Serienänderung über die Kategorie
Schwellenwerte einzeln zu pflegen, ist bei einigen tausend Artikeln keine Option. Deshalb ergänzt das Modul die Kategorieverwaltung um einen eigenen Abschnitt „Bestandswarner". Sie finden ihn beim Bearbeiten einer Kategorie am Ende der Maske.
Dort entscheiden Sie zunächst über den Umfang der Änderung:
- in dieser Kategorie – betroffen sind nur die direkt zugeordneten Artikel.
- in dieser Kategorie und allen Unterkategorien – die Änderung wirkt über den gesamten Ast hinweg.
Danach wählen Sie die Art der Änderung:
- Daten nicht verändern – die Voreinstellung. Sie können die Kategorie also ganz normal speichern, ohne etwas auszulösen.
- Meldeschwellen setzen – trägt die von Ihnen eingegebenen Werte bei allen betroffenen Artikeln ein.
- Meldeschwellen entfernen – löscht die individuellen Werte wieder; danach greifen wieder die globalen Vorgaben Ihres Shops.
Je nachdem, welche Funktionen Sie im Setup aktiviert haben, stehen Ihnen bis zu drei Eingabefelder zur Verfügung: die Meldeschwelle des Artikels, die Meldeschwelle der Eigenschaftskombinationen und die Schwelle für die Restmengenanzeige. Alle drei werden im selben Durchgang gesetzt beziehungsweise entfernt und folgen dabei dem oben gewählten Umfang.
Eine Serienänderung ist nicht umkehrbar. Ist ein Artikel mehreren Kategorien zugeordnet, wird er von jeder Serienänderung erfasst, die eine dieser Kategorien betrifft – der zuletzt gesetzte Wert gewinnt. Planen Sie die Reihenfolge Ihrer Durchläufe daher vom Groben zum Feinen: erst der große Ast, danach die Sonderfälle.
7. Die Restbestandsanzeige im Shop
Diese Funktion richtet sich an Ihre Kunden. Sie zeigt die verbleibende Menge eines Artikels an – allerdings erst, wenn diese unter die von Ihnen hinterlegte Schwelle fällt. Der Bestand bleibt also im Normalfall unsichtbar und wird erst dann zum Verkaufsargument, wenn es tatsächlich knapp wird.
Maßgeblich ist das Feld „Bestand anzeigen ab welcher Restmenge" in den Artikelstammdaten. Der Wert 0 bedeutet dabei: für diesen Artikel keine Anzeige.
7.1 Anzeige auf der Artikeldetailseite
Auf der Artikeldetailseite blendet das Modul die Restmenge an genau der Stelle ein, an der Ihr Theme ohnehin den Lagerbestand ausgeben würde. Wählt der Kunde eine Variante aus, aktualisiert sich die Anzeige unmittelbar und zeigt die Restmenge genau dieser Variante.
Die Anzeige greift nur, wenn die allgemeine Lagerbestandsanzeige Ihres Shops ausgeschaltet ist. Zeigt der Shop den Bestand ohnehin bei jedem Artikel an, hält sich das Modul zurück – zwei Bestandsangaben nebeneinander wären nur verwirrend.
7.2 Anzeige in der Kategorieliste
Auch in den Artikellisten der Kategorieseiten kann die Restmenge erscheinen. Hier gilt eine Einschränkung: In der Liste hat der Kunde noch keine Variante gewählt, deshalb wird dort immer der Bestand des Artikels selbst herangezogen. Für Artikel, deren Bestand ausschließlich über die einzelnen Varianten geführt wird, ist die Anzeige in der Liste daher nicht aussagekräftig.
8. Die Warnmail nach einer Bestellung
Der Auslöser ist immer eine abgeschlossene Bestellung in Ihrem Shop. Das Modul prüft danach für jede bestellte Position, ob der verbleibende Bestand die für ihn gültige Schwelle erreicht oder unterschritten hat – den Artikelbestand ebenso wie die Bestände der betroffenen Varianten und Attribute.
Verkäufe über Marktplätze und Bestandsänderungen aus einer Warenwirtschaft durchlaufen den Bestellvorgang Ihres Shops nicht und lösen diese sofortige Meldung deshalb nicht aus. Erfasst werden sie trotzdem – über die regelmäßige Prüfung aus dem nächsten Kapitel. Die Hintergründe stehen in Abschnitt 9.4.
Wird eine Schwelle unterschritten, erhalten Sie eine Mail, die pro Artikel
- Artikelnummer und Artikelnamen nennt,
- die aktuelle Restmenge und die überschrittene Schwelle gegenüberstellt,
- bei Varianten und Attributen zusätzlich die betroffene Ausprägung ausweist und
- je einen Direktlink zur Artikelseite im Shop und in die Artikelstammdaten enthält.
Sind bei einem Artikel mehrere Varianten gleichzeitig betroffen, werden alle davon in derselben Mail aufgeführt. Sie erhalten also nicht für jede Variante eine eigene Nachricht, sondern eine Zusammenstellung je Artikel.
9. Die regelmäßige Bestandsprüfung
Die Meldung aus Kapitel 8 hängt an einer Bestellung. Damit erreicht sie zuverlässig alles, was gekauft wird – aber eben auch nur das. Korrigieren Sie einen Bestand von Hand, storniert ein Kunde, oder spielen Sie neue Bestandszahlen per CSV ein, dann bewegt sich der Bestand, ohne dass eine Bestellung die Prüfung anstößt. Ein Artikel kann auf diesem Weg dauerhaft unter seiner Schwelle liegen, ohne dass Sie je davon erfahren.
Deshalb bringt das Modul eine zweite, unabhängige Prüfung mit. Sie läuft in festen Abständen über das gesamte Sortiment, prüft jeden Artikel, jede Eigenschaftskombination und jedes Attribut gegen die jeweils geltende Schwelle und fasst alle Funde in einer einzigen Mail zusammen.
9.1 Einrichten
Die Prüfung wird über die Zeitgesteuerten Aufgaben Ihres Shops gestartet. Sie finden sie im Adminbereich unter „Shop-Einstellungen" → „Zeitgesteuerte Aufgaben" unter dem Namen „Regelmäßige Bestandsprüfung". Setzen Sie dort den Haken bei „Cronjob aktivieren" und wählen Sie das gewünschte Intervall.
Zur Wahl stehen Abstände von 30 Minuten bis wöchentlich. Für die meisten Shops ist ein täglicher Lauf am frühen Morgen die richtige Wahl: Sie haben die Liste dann vor Arbeitsbeginn im Postfach und können die Nachbestellungen im Tagesgeschäft erledigen. Wer sehr schnell dreht, wählt einen kürzeren Abstand; wer ein ruhiges Sortiment führt, kommt mit einem wöchentlichen Lauf aus.
Verkaufen Sie zusätzlich über Marktplätze wie Amazon oder eBay, oder pflegen Sie Ihre Bestände aus einer Warenwirtschaft? Dann ist diese Prüfung für Sie nicht optional, sondern der eigentliche Kern der Überwachung, und Sie sollten einen kurzen Abstand wählen – etwa stündlich. Warum das so ist, erklärt Abschnitt 9.4.
Schalten Sie zusammen mit der Prüfung auch die Wiedervorlage-Dämpfung ein (Abschnitt 3.5). Sonst bekommen Sie Meldungen doppelt: Ein Verkauf in Ihrem Shop löst zuerst die sofortige Warnmail aus, und der nächste Prüflauf meldet dieselbe Position noch einmal – ebenso jeder weitere Lauf, solange der Bestand unter der Schwelle bleibt. Warum das so ist und wie die Dämpfung das löst, steht in Abschnitt 9.3. Die Übersicht im Adminbereich weist Sie zusätzlich darauf hin, wenn diese Kombination bei Ihnen eingestellt ist.
Damit Zeitgesteuerte Aufgaben überhaupt laufen, muss auf Ihrem Server der Shop-Cronjob eingerichtet sein. Ist das nicht der Fall, hilft Ihnen Ihr Hoster oder wir weiter. Ob alles funktioniert, sehen Sie in der Übersicht der Zeitgesteuerten Aufgaben an den Angaben zum letzten Lauf.
Zum Ausprobieren müssen Sie nicht auf den nächsten Termin warten: In der Übersicht aus Kapitel 10 gibt es die Schaltfläche „Prüfung jetzt ausführen". Sie startet denselben Vorgang sofort und versendet auch die Mail – ideal, um die Einrichtung einmal von Anfang bis Ende zu kontrollieren.
9.2 Die Sammelmail
Die Mail geht an dieselben Empfänger wie die Meldung nach einer Bestellung, folgt also Ihren Einstellungen aus Abschnitt 3.2. Sie beginnt mit der Gesamtzahl der Funde und der Zahl der bereits ausverkauften Positionen, danach folgt die Liste – die dringendsten Fälle zuerst, also die mit der größten Lücke zwischen Bestand und Schwelle.
Zu jeder Position stehen die Restmenge, die geltende Schwelle und ein Direktlink in die Artikelstammdaten in der Mail. Am Ende führt ein Link direkt in die Übersicht im Adminbereich. Ist die Liste sehr lang, wird sie in der Mail gekürzt und weist die Zahl der nicht aufgeführten Positionen ausdrücklich aus – vollständig finden Sie sie immer in der Übersicht.
Sind bei Ihnen noch nicht überall eigene Schwellen hinterlegt, weist die Mail zusätzlich darauf hin, wie viele aktive Artikel davon betroffen sind. Diese Artikel können sich über das Modul nicht melden, solange dort kein Wert steht.
9.3 Wiedervorlage-Dämpfung
Ein Artikel, der unter seine Schwelle gerutscht ist, bleibt dort meist eine Weile – bis die Nachlieferung eintrifft. Ohne weiteres Zutun meldet er sich in dieser Zeit bei jedem Anlass erneut: bei jeder Bestellung und bei jedem Lauf der regelmäßigen Prüfung. Bei einem stündlichen Intervall bekommen Sie also stündlich dieselbe Nachricht. Nach zwei Tagen liest sie niemand mehr – und genau dann geht die eine wirklich neue Meldung unter.
Dagegen hilft die Wiedervorlage-Dämpfung. Ist sie eingeschaltet, wird jede Position einmal je Unterschreitung gemeldet. Erst wenn ihr Bestand zwischenzeitlich wieder über die Schwelle gestiegen ist, kann sie sich erneut melden. Damit bekommen Sie genau das, was Sie wirklich brauchen: die Meldung über das, was neu hinzugekommen ist.
Wann Sie sie einschalten sollten: immer dann, wenn Sie die regelmäßige Prüfung in kurzen Abständen laufen lassen – also praktisch immer bei Marktplatzanbindungen. Bei einem täglichen Lauf ist sie Geschmackssache: Manche Betreiber möchten die tägliche Erinnerung ausdrücklich haben, solange etwas offen ist.
Die Dämpfung wirkt über beide Meldewege hinweg. Das ist der Punkt, auf den es im Alltag ankommt: Meldet sich ein Artikel beim Verkauf in Ihrem Shop, merkt sich das Modul das – und der nächste Prüflauf schweigt zu dieser Position. Ohne Dämpfung dagegen käme erst die sofortige Mail und danach bei jedem Prüflauf dieselbe Meldung erneut, solange der Bestand unter der Schwelle bleibt. Genau diese Doppelung nimmt Ihnen die Dämpfung ab.
Sollten Sie die regelmäßige Prüfung eingeschaltet und die Dämpfung ausgeschaltet haben, macht die Übersicht im Adminbereich Sie von sich aus darauf aufmerksam – Sie müssen also nicht daran denken.
Wichtig zu wissen: Gedämpft wird nur der Versand. Die Übersicht im Adminbereich zeigt immer den vollständigen Stand, also auch die bereits gemeldeten Positionen – sie sind dort als „gemeldet" gekennzeichnet, mit der Angabe, wie oft. Sie verlieren also nichts aus dem Blick, Sie werden nur nicht mehr doppelt benachrichtigt.
Auch die Sammelmail bleibt ehrlich: Wenn die Dämpfung Positionen zurückgehalten hat, nennt sie deren Anzahl. Und ist die Dämpfung ausgeschaltet, obwohl ein großer Teil der Meldungen Wiederholungen sind, weisen Mail und Übersicht Sie darauf hin – dann lohnt das Einschalten.
9.4 Verkäufe über Marktplätze und Warenwirtschaft
Wenn Sie neben Ihrem Shop auch über Amazon, eBay oder andere Marktplätze verkaufen – typischerweise über eine Anbindung wie magnalister – oder wenn eine Warenwirtschaft wie Afterbuy Ihre Bestände pflegt, sollten Sie eine Besonderheit kennen. Sie ist der häufigste Grund für die Rückfrage „Warum habe ich für diesen Verkauf keine Warnmail bekommen?".
Warum bei diesen Verkäufen keine sofortige Mail kommt
Die Meldung aus Kapitel 8 hängt am Bestellvorgang Ihres Shops. Sie wird ausgelöst, wenn ein Kunde den Kauf im Shop abschließt – das ist der Moment, in dem geprüft wird.
Ein Marktplatzverkauf entsteht aber nicht in Ihrem Shop, sondern auf dem Marktplatz. Die Anbindung holt die Bestellung anschließend ab und zieht die verkaufte Menge vom Lagerbestand ab. Ein Bestellvorgang im Sinne Ihres Shops findet dabei nie statt – und damit gibt es auch keinen Moment, an dem die sofortige Prüfung ansetzen könnte.
Bei einer Warenwirtschafts-Anbindung ist es noch deutlicher: Dort wird gar nichts verkauft, sondern Ihre Bestände werden schlicht von außen auf den Stand des führenden Systems gesetzt. Es existiert überhaupt keine Bestellung, an die sich etwas anhängen ließe.
Das ist keine Einschränkung unseres Moduls, sondern liegt in der Arbeitsweise dieser Anbindungen begründet – sie bieten auch keine Stelle an, an der sich ein anderes Modul einklinken könnte.
Wie Sie diese Verkäufe trotzdem lückenlos erfassen
Genau dafür gibt es die regelmäßige Bestandsprüfung. Sie fragt nicht, warum ein Bestand gesunken ist, sondern schaut ausschließlich auf die Menge: Liegt sie unter der Schwelle? Ob die Ware über Ihren Shop, über Amazon, über eBay, durch einen Import oder durch eine Korrektur von Hand abgegangen ist, spielt dabei keine Rolle.
Damit sind Marktplatz- und Warenwirtschaftsverkäufe vollständig abgedeckt. Sie brauchen dafür weder eine Zusatzsoftware noch einen Eingriff in Ihre Anbindung.
Was sich dadurch ändert: die Wartezeit
Der einzige Unterschied ist der Zeitpunkt der Meldung:
| Verkaufsweg | Wann Sie die Meldung erhalten |
|---|---|
| Verkauf im eigenen Shop | Sofort mit dem Kaufabschluss – zusätzlich beim nächsten Prüflauf, falls die Schwelle weiterhin unterschritten ist. |
| Verkauf über einen Marktplatz | Beim nächsten Lauf der regelmäßigen Prüfung. |
| Bestandsänderung aus der Warenwirtschaft | Beim nächsten Lauf der regelmäßigen Prüfung. |
| Korrektur von Hand oder per Datei-Import | Beim nächsten Lauf der regelmäßigen Prüfung. |
Wie lange Sie warten, bestimmen also allein Sie über das Intervall. Bei einem stündlichen Lauf liegen zwischen dem Verkauf und Ihrer Mail im Mittel eine halbe Stunde, höchstens eine. Für die Entscheidung, ob Sie nachbestellen müssen, ist das ohne Belang – niemand bestellt innerhalb von Minuten nach. Wichtig ist, dass die Meldung überhaupt und zuverlässig kommt.
Unsere Empfehlung für Marktplatz-Verkäufer: die regelmäßige Prüfung stündlich laufen lassen und zusätzlich die Wiedervorlage-Dämpfung aus Abschnitt 9.3 einschalten. So erfahren Sie zeitnah von jedem neu knapp gewordenen Artikel, bekommen aber nicht stündlich dieselbe Liste erneut.
Eine sekundengenaue Meldung im Moment des Marktplatzverkaufs ist auf diesem Weg nicht möglich, und wir stellen sie auch nicht in Aussicht. Wer sie zwingend braucht, benötigt eine Lösung auf Seiten der Marktplatz-Anbindung selbst – sprechen Sie uns in dem Fall bitte an.
10. Die Übersicht im Adminbereich
Die Übersicht beantwortet die Frage, mit der jeder Arbeitstag im Einkauf beginnt: Was muss heute nachbestellt werden? Sie erreichen sie im Menü „Xycons-Module" über den Eintrag „Bestandswarner: Unterschreitungen".
Die Liste zeigt jede Position, die ihre Meldeschwelle erreicht oder unterschritten hat – Artikel, Eigenschaftskombinationen und Attribute gemeinsam, jeweils als solche gekennzeichnet. Standardmäßig steht die dringendste Position oben. Ausverkaufte Positionen sind farblich hervorgehoben, damit sie beim Überfliegen sofort ins Auge fallen. Aus jeder Zeile führt ein Link direkt in die Artikelstammdaten und ein zweiter auf die Artikelseite im Shop.
10.1 Die Kennzahlen im Kopf
Über der Liste stehen fünf Zahlen: die Meldungen insgesamt, davon die bereits ausverkauften, und die Aufteilung auf Artikel, Eigenschaften und Attribute. Damit sehen Sie auf einen Blick, ob Sie es mit einer Handvoll Einzelfälle oder mit einem grundsätzlichen Beschaffungsproblem zu tun haben.
Sind noch nicht überall eigene Schwellen hinterlegt, erscheint zusätzlich ein Hinweis mit der Zahl der betroffenen aktiven Artikel. Nehmen Sie ihn ernst – er bedeutet, dass die Liste unvollständig ist, weil sich diese Artikel gar nicht melden können. Die Serienänderung aus Kapitel 6 ist der schnellste Weg, das nachzuholen.
10.2 Filtern und sortieren
Über der Liste finden Sie die üblichen Werkzeuge:
- Suche über Artikelnummer, Artikelname und Variantenbezeichnung.
- Sortierung nach Dringlichkeit, nach Restmenge, nach Artikelname oder nach Artikelnummer.
- Auswahl der Arten – blenden Sie Eigenschaften oder Attribute aus, wenn Sie sich nur um die Artikel selbst kümmern möchten.
- Deaktivierte Artikel lassen sich bei Bedarf zuschalten.
- Zeilen je Seite und Blätterleiste für lange Listen.
Bei sehr großen Sortimenten begrenzt die Übersicht die Zahl der ausgewerteten Zeilen, damit die Seite zügig aufbaut. Greift diese Grenze, sagt Ihnen die Seite das ausdrücklich – grenzen Sie die Auswahl dann über die Filter weiter ein. Eine stillschweigend gekürzte Liste bekommen Sie nie.
11. Schwellenwerte über CSV pflegen
Die Schwellenwerte lassen sich über die reguläre CSV-Funktion Ihres Shops exportieren, offline bearbeiten und wieder importieren. Dazu ergänzen Sie Ihre CSV-Konfiguration um zusätzliche Spalten.
11.1 Werte je Artikel
Legen Sie in Ihrer CSV-Konfiguration eine neue Spalte an:
Name p_stockwarning
Spalteninhalt {p_stockwarning}
Für die Schwelle der Restmengenanzeige verwenden Sie analog:
Name p_showstockvalue
Spalteninhalt {p_showstockvalue}
Speichern Sie die Konfiguration. Ab dem nächsten Export enthalten Ihre Dateien die Werte, und der gewohnte Importvorgang schreibt Änderungen wieder zurück.
11.2 Werte je Variante
Für die Schwellen der Eigenschaftskombinationen sind einige Vorbereitungen nötig:
- Aktivieren Sie in der CSV-Konfiguration den Eigenschaften-Export.
- Markieren Sie bei den Kombinationsdaten alle verfügbaren Werte (in der Auswahlliste mit Strg-A).
- Die Spalte products_properties_combis_id muss zwingend enthalten sein – sie ist der Schlüssel, über den die Werte zugeordnet werden.
Ergänzen Sie anschließend die Spalte:
Name combi_stockwarning
Spalteninhalt {combi_stockwarning}
Der wichtigste Stolperstein beim Import. Exportieren Sie einen Artikel mit Eigenschaften, steht seine artikelbezogene Schwelle in jeder Zeile dieses Artikels. Der Import arbeitet die Datei zeilenweise ab – die letzte Zeile eines Artikels gewinnt. Füllen Sie die artikelbezogene Spalte deshalb über alle Zeilen eines Artikels hinweg einheitlich, sonst überschreiben Sie sich Ihre eigenen Werte.
Erscheint in einer exportierten Spalte statt eines Zahlenwerts ein Hinweis wie „ModuleNotActive" oder „ModuleOrFunctionNotActive", dann ist das Modul oder die zugehörige Funktion im Setup nicht eingeschaltet.
12. Modultexte ändern
Alle Texte, die das Modul im Shop und im Adminbereich ausgibt, stammen aus den Sprachdateien und lassen sich mit der Shopfunktion „Texte ändern" im Adminbereich an Ihre eigene Ansprache anpassen. Sie müssen dafür keine Datei bearbeiten.
Suchen Sie in „Texte ändern" nach dem Textabschnitt des Moduls, ändern Sie die gewünschte Formulierung und speichern Sie. Ihre Anpassungen bleiben bei einem Modulupdate erhalten, weil sie getrennt von den ausgelieferten Texten gespeichert werden.
13. Shopupdate und Modulpflege
Planen Sie ein Service-Pack oder ein Master-Update Ihres Shops, prüfen Sie vor dem Update, ob das Modul und die Modulumgebung für die neue Shopversion bereits freigegeben sind. Ein Shop, der auf eine Version gehoben wird, für die es noch keine passende Modulfassung gibt, kann seine Zusatzfunktionen verlieren.
Installieren Sie bei einem Update immer beides: die neueste Modulversion und die neueste Version der Modulumgebung. Beide gehören zusammen; eine aktuelle Modulfassung auf einer veralteten Umgebung kann nicht sauber arbeiten. Spielen Sie dabei stets zuerst die Modulumgebung ein und danach die Module.
Wenn wir die Aktualisierung Ihres Shops für Sie durchführen, bringen wir vorhandene Xycons-Module und die Modulumgebung selbstverständlich mit auf den passenden Stand.
14. Häufige Stolpersteine
Es kommen keine Warnmails. Prüfen Sie zuerst den Modulstatus im Setup. Danach die Schwellen: Solange bei einem Artikel nichts hinterlegt ist, gilt der globale Meldebestand des Shops – und der liegt in vielen Shops bei 0 oder ist bewusst sehr niedrig gesetzt. Und schließlich: Der Auslöser ist immer eine Bestellung. Eine manuelle Bestandskorrektur im Adminbereich löst keine Mail aus.
Es kommen zu viele Warnmails. Meist ist dann eine Serienänderung mit einem zu hohen Wert über eine große Kategorie gelaufen. Setzen Sie die Werte über dieselbe Funktion wieder zurück und gehen Sie in kleineren Schritten vor.
Im Shop erscheint keine Restmenge. Drei Ursachen sind typisch: Im Artikel steht bei der Anzeigeschwelle noch eine 0 (das bedeutet „keine Anzeige"), der Bestand liegt noch über der Schwelle, oder die allgemeine Lagerbestandsanzeige Ihres Shops ist eingeschaltet – dann hält sich das Modul absichtlich zurück.
Eine Variante meldet sich nicht, obwohl sie leer ist. Prüfen Sie, ob im Feld der Kombination ein Wert steht. Ein leeres Feld bedeutet „Schwelle des Artikels", nicht „Schwelle 0". Wenn Sie erst beim Bestand Null informiert werden möchten, tragen Sie ausdrücklich eine 0 ein.
Nach dem CSV-Import stehen überall dieselben Werte. Das ist der in Kapitel 11 beschriebene Effekt: Bei Artikeln mit Eigenschaften gewinnt die letzte Zeile. Füllen Sie die artikelbezogene Spalte über alle Zeilen eines Artikels einheitlich.
Ein Marktplatzverkauf löst keine sofortige Warnmail aus. Das ist kein Fehler, sondern liegt in der Arbeitsweise dieser Anbindungen: Sie buchen die verkaufte Menge vom Bestand ab, ohne den Bestellvorgang Ihres Shops zu durchlaufen – und genau daran hängt die sofortige Meldung. Verloren geht dadurch nichts: Die regelmäßige Prüfung erfasst diese Verkäufe zuverlässig, Sie erfahren nur beim nächsten Lauf davon statt in derselben Sekunde. Stellen Sie das Intervall entsprechend kurz, etwa stündlich. Ausführlich erklärt ist das in Abschnitt 9.4.
Ich bekomme dieselbe Meldung zweimal – einmal sofort und einmal später. Das ist das erwartete Verhalten ohne Wiedervorlage-Dämpfung: Der Verkauf im Shop löst die sofortige Warnmail aus, und der nächste Prüflauf meldet dieselbe Position erneut, weil sie ja weiterhin unter ihrer Schwelle liegt. Bei jedem weiteren Lauf wiederholt sich das. Schalten Sie die Dämpfung im Setup ein (Abschnitt 3.5), dann wird jede Position nur noch einmal je Unterschreitung gemeldet – über beide Meldewege hinweg.
Eine Position taucht in der Übersicht auf, kam aber in keiner Mail. Prüfen Sie, ob sie in der Liste als „gemeldet" gekennzeichnet ist. Bei eingeschalteter Dämpfung wurde sie dann bereits gemeldet und wird zurückgehalten, bis ihr Bestand wieder über der Schwelle lag. Die Übersicht zeigt bewusst immer alles.
Die regelmäßige Prüfung meldet sich nie. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Ist der Modulstatus eingeschaltet? Ist die Zeitgesteuerte Aufgabe aktiviert? Läuft der Shop-Cronjob auf Ihrem Server überhaupt (sichtbar an den Angaben zum letzten Lauf)? Und: Sind bei Ihren Artikeln überhaupt Schwellen hinterlegt? Mit der Schaltfläche „Prüfung jetzt ausführen" in der Übersicht klären Sie die ersten Punkte in einem Schritt.
Die Übersicht ist leer, obwohl Artikel knapp sind. Fast immer fehlen die Schwellenwerte – ohne sie kann sich ein Artikel nicht melden. Der Hinweis über der Liste nennt Ihnen die Zahl der betroffenen Artikel. Alternativ stellen Sie im Setup um, dass für diese Artikel der globale Meldebestand des Shops gilt; rechnen Sie dann aber mit einer sehr langen Liste.
Die Übersicht meldet, dass die Liste gekürzt wurde. Das passiert bei sehr großen Sortimenten mit vielen Unterschreitungen. Grenzen Sie die Auswahl über die Filter ein, etwa auf Artikel ohne Varianten, und arbeiten Sie die Liste in Abschnitten ab.
Der neue Menüpunkt fehlt nach dem Update. Leeren Sie einmal den Shop-Cache. Neue Adminseiten und neue Texte werden über zwei getrennte Zwischenspeicher geladen; solange die alten Stände darin liegen, bleibt der Eintrag unsichtbar oder zeigt statt des Textes einen Platzhalter.
Die neuen Felder erscheinen nicht. Die Felder für Varianten hängen an den beiden Schaltern im Setup („Eigenschaften-Unterscheidung" und „Bestandanzeige-Unterscheidung"). Sind diese aus, werden die Felder bewusst nicht eingeblendet. Nach dem Umschalten leeren Sie bitte einmal den Shop-Cache.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Einsatz dieses Moduls!
